Home office, távmunka és hibrid munkavégzés, digitális nomádság, workation: Manapság egyre nagyobb az igény a dolgozók részéről arra, hogy az irodán kívüli helyszínről is elláthassák a feladataikat.
Egyes cégek csupán az on-site (a cég épületében való) munkavégzést engedélyezik, ám az ő alkalmazottaik is mehetnek üzleti útra, amely általában nem jelent (teljes) felmentést az egyébként szokásos teendőik alól. Tehát így vagy úgy, de minden vállalat vagy vállalkozás kerül olyan helyzetbe, hogy – legalább a vezetőnek – más helyszínen kell telefonálnia vagy számítógépet használnia. Most az ezzel kapcsolatos legfontosabb kérdéseket járjuk körbe a nyilvános helyről intézett munkára koncentrálva.
Dolgozzunk-e nyilvános helyről?
Étteremben vagy a buszon ülve sokszor hallhatunk másokat telefonbeszélgetést folytatni munkával kapcsolatos dolgokról. Szintén gyakran láthatunk e-mailező embereket kávézóban vagy a vonaton. A minap pedig egy kisváros vasútállomásához vezető út mentén lerakott padoknál bonyolított valaki telefonkonferenciát az asztalon elhelyezett laptopjáról. Mi ezzel a baj? Van-e egyáltalán baj ezzel?
Van, akit egy kávézóban vagy az utcán ér utol egy váratlan értekezlet vagy sürgős feladat. Érthető, hogy részt szeretne venni rajta, illetve mielőbb neki akar látni a teendőknek. Az ingázó alkalmazott pedig szeretné utazás közben is végezni a munkáját, hogy este hamarabb hazaérhessen. Ha van ülőhely, praktikus megoldásnak tűnik a vonatról bonyolított távmunka. Igaz, hogy rengeteg időt spórolunk meg vele, a legtöbb esetben mégsem javaslom, ahogyan azt sem, hogy egyéb nyilvános helyekről dolgozzunk.
Veszélyben az adatok és üzleti titkok
A nyilvános helyen történő munkavégzés legnagyobb veszélye az adatlopás és az üzleti titkok kiszivárgása. Illetéktelenek hallhatják a beszélgetésünket vagy láthatják a képernyőnket. Ügyféladatok és fontos céges információk, módszerek, azaz az úgynevezett knowhow is olyan emberek kezébe kerülhet, akik ezekkel visszaélnek, sőt a konkurenciához is eljuttathatják ezeket.
Ha ez nem is történik meg egy konkrét esetben, az említett kockázatok miatt ez akár az állásunkba is kerülhet, ha a főnökünk tudomást szerez erről. A legtöbb cég belső szabályzata ugyanis nem engedi az irodán vagy – hibrid, illetve távmunka esetén – az otthonunkon kívüli munkavégzést.
Munkavédelmi szempontok
Ugyan a tiltás legfőbb oka az adatbiztonság, azonban van még egy másik fontos szempont is: A legtöbb munkáltató kizárólag azzal a feltétellel engedélyezi a más helyről intézett munkát, ha az alkalmazott megfelelő körülmények között dolgozik. A munkavédelmi szabályok – biztonságos és egészséges munkakörnyezet, beleértve az ergonómiát, – az irodán kívül is betartandóak. Nem egy vállalat kér az otthoni dolgozószobánkról fényképeket, részletes leírást az elérhető eszközökről, elhelyezésükről (például a monitorba ne süssön bele a nap vagy ne legyenek a földön balesetveszélyes kábelek), és csak egy adott címre hagyják jóvá a home office-t.
A munkáltató lehetőségei
A munkáltatónak fel kell készülnie rá, hogy a tiltás ellenére is lesznek olyanok, akik nyilvános helyről fognak dolgozni. Ezért fontos, hogy egyértelmű szabályokat állítson fel ezzel kapcsolatban és legyen következetes a betartatásukban. Emellett érdemes megfelelő szoftverrel ellátott céges eszközöket biztosítani az alkalmazottak számára. Számos cég spórol ezen, vagy legalábbis a hardveren, és azt kéri, hogy az állásra jelentkezőnek legyen saját laptopja. Ez nem szerencsés, mert azt magáncélokra is használni fogja a tulajdonosa, bármilyen alkalmazást rátelepíthet. Ilyenkor a minimum, ami elvárható, hogy a cég megfelelő informatikai háttérrel védje az adatbiztonságot, és ne engedje jelszó nélküli hálózatokra – például egy gyorsétterem internetére – csatlakozni a munkatársait.
Mikor végezhetünk az irodán és az otthonunktól eltérő helyen munkát?
Vannak olyan esetek, amikor mindenképpen dolgozni kell távmunkában is (üzleti út), és megoldható az üzleti titkok megőrzése, vagy legalább is minimalizálható a kockázat. Ám akkor is figyeljünk rá, hogy ne hallják a beszélgetésünket vagy lássanak rá a képernyőnkre. Ha az utóbbi biztosítva van, akkor inkább használjuk a céges chatet a telefonálás vagy videóhívás helyett. Ugyanígy sokkal jobb megoldás a szállodai szobában dolgozni, mint a hotel halljában.
Olyan is előfordul, hogy egyáltalán nincsenek veszélyben az adatok, mert azok egyébként is bárki számára elérhetőek vagy azok lesznek: Például egy virtuális asszisztens nyugodtan megírhat a vonaton egy a közösségi média felületére szánt posztot, amennyiben nem olyan bejegyzésen dolgozik, amely a megosztás pillanatáig titok. Hasonlóan elkészítheti egy üzlet egy grafikai szerkesztővel a frissített nyitvatartását egy nyilvános helyen is, hiszen, ha bárki meglátja, annak nincsen negatív következménye. A tanár is kereshet oktatási célra videókat, hiszen azt olyan platformon teszi, amely bárki számára elérhető.
Figyeljünk a technikai háttérre és az ergonómiára!
Amennyiben nyilvános helyről vagy szállásról dolgozunk üzleti úton vagy digitális nomádként, netán workationön, mindenképpen tájékozódjunk előre az internet sebességéről! Ellenkező esetben kellemetlen meglepetések érhetik az embert.
Jártam már olyan helyen, ahol gyönyörű panoráma és wellnessközpont fogadott, 0 és 1 Mbs közti feltöltési sebességgel. A letöltési sebesség sem volt sokkal erősebb. Gondban lettem volna, ha lett volna abban a néhány napban coachingom vagy nyelvet kellett volna oktatnom. Egyik sem ment volna.
A feltöltési sebesség nemcsak az oktatás során, hanem egy telefonkonferencián is döntő fontosságú, főleg, ha kamerákkal vesznek részt rajta, így ne elégedjünk meg a letöltési sebességgel! Kérdezzünk rá, hogy mindkét kategóriából mennyit garantál a szállásadó díjcsomagja. Akár sebességtesztről is kérhetünk képernyőképet. Ne szégyenlősködjünk, mert ha valóban sürgős munkát kell végezni, akkor bajban leszünk. Megoldást jelenthet a lehetőleg céges mobiltelefonunk hotspotja is, ám nem egy flottánál szintén igen alacsonyak a garantált sebességek az elérhető nagy adatmennyiség ellenére, így ennek is nézzünk utána, akárcsak az adott helyen való lefedettségnek! Sajnos van olyan szolgáltató, amelyik a fent említett szállásénál nem biztosít sokkal gyorsabb internetet.
Végezetül azt se feledjük, hogy sem egy tömegközlekedési eszköz, sem egy hotelszoba nem ideális munkakörnyezet ergonómiai szempontból. Nem lesz külön monitorunk, a szék sem fogja megtámasztani a gerincünket és a karunkat, és a világítás sem feltétlenül lesz ideális. Próbáljuk tehát minimalizálni ilyenkor a munkavégzés idejét és rendszeresen tarsunk rövidebb szüneteket!
Összegzésképpen elmondhatjuk, hogy – kevés kivételtől eltekintve – mind munkáltató, mind munkavállalói szempontból jobb kerülni az irodán vagy az otthonunkon kívüli munkavégzést. Amennyiben mégis szükséges, hogy a cég épületén vagy a lakásunkon kívüli helyszínről lássuk el a feladatainkat, igyekezzünk minimalizálni az adatbiztonsági és munkavédelmi kockázatot! Mindez az alkalmazott és a vállalat közös érdeke.
Sudár Ágnes
Karriercoachként elsősorban multinacionális vállalatoknál való és EU-s munkavállalásra szakosodva segítem a klienseimet az álláskeresés és -pályázat során. Kiemelt területeim a Project Management, Credit, Internal Control és az ügyfélszolgálat. Tizennégy évig dolgoztam nemzetközi cégeknél, ahol állásinterjút is vezettem és tréningeket is tartottam. Németül, hollandul, angolul és spanyolul beszélek, nyelvtanárként és trénerként is támogatom a hozzám fordulókat.
