Munkáltatói kisokos új belépő kollégákhoz

Szakmailag és személyiségben a szervezetbe illeszkedő, megfelelő munkaerő megtalálása, vagyis a toborzás – kiválasztás egyre komplexebb folyamat, és egyre több munkáltató igyekszik a megtartásra helyezni a hangsúlyt.

Felmondások vagy bővülés miatt, új belépők ettől függetlenül mindig lehetnek és az ezzel járó folyamatokat érdemes előre szabályozottan, a hivatalos kereteken belül rendezni. Akár tapasztalt kollégát keresünk a szervezetbe, akár egy pályakezdő számára tudunk lehetőségeket biztosítani, a kiválasztás időszaka minden HR-es és cégvezető számára izgalmas és várakozással teli időszak. Ha az interjú sorozatok után megszületik a döntés, hogy kire is esett a választás fontos, hogy még munkába állás előtt néhány dologra odafigyeljünk. Ezek közé tartozik a munkaszerződés, amiről cikkünkben most részletesebben szólunk.

Manapság szinte minden cég elektronikusan, írásbeli ajánlat formájában jelzi a leendő kolléga felé a sikeres felvételt. Ennek nagy jelentősége van, hiszen „a szó elszáll, az írás megmarad” elv itt is megjelenik. Ez mind a munkavállalónak, mind a munkaadónak egy megerősítés, hiszen erre a címzett is ad írásban visszajelzést. Ilyen esetben csupán az alapfeltételek vannak feltüntetve, de mégis minden olyan fontos részlet megjelenik, ami később a hivatalos munkaszerződés alapját is képezi. Természetesen, hogy melyik cég, mit tesz az írásbeli ajánlatba és azt milyen formában teszi, eltérő lehet.

Korrekt munkahelyként, már a munkába lépés előtt, de legkésőbb a belépés napján az új kolléga részére el kell készíteni a munkaszerződést. A törvény szerint a munkaszerződést írásba kell foglalni, amit ha a felek elmulasztanak, akkor a munkaszerződés érvénytelen. Erre a munkába lépést követően, 30 nap áll maximum rendelkezésre. Kiemelten fontos – talán erre nem is fordítanak a munkáltatók elég hangsúlyt –, hogy a munkatárs nyugodt körülmények között átolvashassa és értelmezhesse a különböző pontokat. Akár a közvetlen vezető, akár a cégvezető vagy a HR-es adja át a munkaszerződést, lehetőséget kell adni arra, hogy a kezdő Kolléga feltehesse kérdéseit. A munkavégzésre irányuló jogviszonyok közül a leggyakoribb a munkáltató és a munkavállaló által létesített munkaviszony. Munkáltató az lehet, aki jogképes, így pl. gazdasági társaság; egyéni vállalkozó, egyéni cég, társadalmi szervezet, köztestület stb. Munkavállaló, pedig az általános szabályozás szerint munkavállaló 16. életévét betöltött természetes személy lehet.

Munkáltatóként különösen tisztában kell lennünk azzal, hogy a munkaszerződés nem formaság. Tartalmaznia kell a törvény által előírt kötelező elemeket. A munkaszerződésnek mindenekelőtt a felek személyes adatait kell tartalmaznia. Ennek pontosítása és a dupla ellenőrzés akár már az előzetes írásbeli ajánlat során megtörténhet. Személyes aláíráskor az iratok is és ennek fénymásolatai is rendelkezésre állnak. Következő lépésként a feleknek az alapbérben és a munkakörben, valamint a munkavégzés helyszíne kapcsán kell konszenzusra jutniuk. Ha ezek hiányoznak a szerződésből, akkor érvénytelen. A munkaviszony kezdete is elengedhetetlen a pontos munkaszerződéshez, de a munkajogviszony tartamát tekintve, ha nincs feltüntetve semmi a szerződésben, akkor nem lesz a törvény erejénél fogva érvénytelen, hanem határozatlan idejű munkaszerződésről beszélünk. Ha mégis kikötés lenne a speciális időtartam, alapvető szabály, hogy a  határozott időre szóló munkaviszony időtartama az öt évet nem haladhatja meg. A határozott idejű szerződések sarkalatos pontja a felmondás a felek részéről. A munkáltatónak figyelembe kell vennie munkaviszony megszüntetéskor, hogy ebben az esetben a munkavállaló jogosult 12 havi, vagy ha a határozott időből hátralévő idő egy évnél rövidebb, a hátralévő időre járó távolléti díjára. Munkaadói oldalról fontos, hogy a felmondás indoka csak olyan ok lehet, mely számára a munkaviszony fenntartását lehetetlenné tenné vagy körülményeire tekintettel, aránytalan sérelemmel járna.

Az említett szempontokon túl vannak már jól megszokott és valóban szintén fontos pontok, aminek kikötése és tisztázása közös érdek. Ilyen többek között a próbaidő hossza és a juttatások is.  Gyakran utólag pótolják, sőt sok cég, csak hónapokkal a munkába állás után készül el vele, pedig 2017-ben a munkaköri leírás a munkaszerződés kötelező melléklete. Sajnos a munkáltatók gyakran elfelejtkeznek a Munkáltatói Tájékoztatóról, ami nem más, mint a munkáltató írásbeli tájékoztatási kötelezettsége. Ezt az internetről is letölthető dokumentumot a munkaviszony kezdetétől számított 15 napon belül írásban kell átadnia a munkavállalónak. Ez a kötelező tájékoztató sokszor már magában a munkaszerződésben szerepel. Számos félreértést vagy akár elhúzódó munkaügyi procedúrát kerülhetünk el azzal, hogy ezek meglétét ellenőrzi egy Kolléga.

Érdemes olyan helyen tárolni a dokumentumokat, hogy egy ellenőrzés vagy akár belső használat miatt könnyen elérhető legyen. Fontos, hogy a példányokat eljuttassuk a munkatársakhoz, az apróbb változásoknál is az előírt módosításokat dokumentáljuk és az iratok lejárati dátumát is figyeljük, hiszen sok esetben a munkavállalók nem fordítanak erre nagy figyelmet. A korrekt tájékoztatás, a változások nyomon követése és a szabályok figyelembe vétele sokat elmond a cég hozzáállásáról és a munkatársak számára is egy lényeges szempont. Minden Kolléga szívesebben tervez hosszú távon egy olyan céggel, ahol munkaviszonyát megfelelően és odafigyeléssel dokumentálják, esetleges kedvezményeitől, hivatalos emelésektől nem esik el a precizitás hiánya miatt.

Rákos Tímea
HR Tanácsadó