Hivatalos levelet kell írnod, de nem tudod, hogyan kezdj neki? Íme egy hivatalos levél minta – töltsd le, írd át a saját és a címzett adatait, és már nyomtathatod is! Emellett megmutatjuk, mire figyelj, hogy könnyedén és magabiztosan írd meg a saját hivatalos leveled.
A hivatalos levél funkciója és célja
Mielőtt nekifognál, érdemes tisztázni, hogy miért is írsz hivatalos levelet. Egy ilyen típusú levél mindig egy konkrét célt szolgál: lehet kérés, tájékoztatás, panasz, vagy éppen egy együttműködés kezdeményezése. Fontos, hogy ezt a célt már az elején kristálytisztán lásd, hiszen ettől függ a levél hangvétele, felépítése és tartalma is.
A hivatalos levél célja, hogy professzionális benyomást keltsen. Ez nem azt jelenti, hogy rideg vagy túlságosan merev kell legyen, de a lényegre törő, érthető, és strukturált megfogalmazás elengedhetetlen. Gondolj úgy a levélre, mint egy kis képeslapra, amelyet önmagadról küldesz: az írásmódod sokat elárul a profizmusodról és a szándékod komolyságáról.
Hogyan nézzen ki egy hivatalos levél?
Egy hivatalos levél megjelenése éppolyan fontos, mint a tartalma. A levelet célszerű számítógépen, egy letisztult, jól olvasható betűtípussal (például Arial vagy Times New Roman) megírni, 12-es betűméretet használva. Az egyszerű formázás nemcsak a profi megjelenést biztosítja, hanem segít abban is, hogy az olvasó gyorsan és könnyen átlássa az üzenetet.
A levél szerkezete is kulcsfontosságú. Mindig kezdj egy hivatalos fejléccel, amely tartalmazza a nevedet, a címedet, az e-mail címedet és telefonszámodat, illetve a dátumot. Ezután következzen a címzett adatai (név, titulus, pozíció, cégnév vagy hivatal neve, cím), majd maga a levél szövege.
Hogyan fogalmazd meg a leveled?
A hivatalos levelek titka a jól felépített, logikus szerkezet. Az első bekezdés legyen rövid és tömör: itt kell bemutatkoznod (ha szükséges) és jelezned, miért írsz. Például: „Tisztelt Kovács Gábor! Azért keresem Önt, mert szeretnék érdeklődni a [konkrét ügy] kapcsán.”
A második részben fejtsd ki a leveled tárgyát. Itt légy részletes, de maradj lényegre törő. Ha például kérvényt írsz, ne csak azt írd le, hogy mit szeretnél, hanem azt is, hogy miért. Adj meg minden olyan információt, ami segíthet a címzettnek a döntéshozatalban, de ne menj bele túl sok személyes részletbe, ha az nem releváns.
A záró részben pedig mindig legyen egy udvarias lezárás. Köszönj meg minden lehetséges erőfeszítést, amit a címzett tesz az ügy érdekében, és jelezd, hogy rendelkezésére állsz további kérdések esetén. Például: „Köszönöm, hogy időt szán a kérésem elbírálására. Amennyiben bármilyen további információra szüksége lenne, kérem, forduljon hozzám bizalommal.”
Gyakori hibák, amelyeket kerülj el
Hibák mindenkinél előfordulhatnak, de a leggyakoribb buktatók könnyen elkerülhetők. Először is, mindig ellenőrizd a címzett nevét és pozícióját! Nincs kínosabb, mint rossz néven szólítani valakit. Másodszor, figyelj a helyesírásra: a hibás vagy elírt szavak negatív benyomást kelthetnek. És végül, soha ne hagyd ki a dátumot és az aláírást a levél végéről!
Letölthető hivatalos levél minta
Természetesen a legkönnyebb módja annak, hogy elkezdj egy hivatalos levelet, ha van előtted egy jól megszerkesztett minta. Ezért hoztunk neked egy hivatalos levél mintát, amit könnyedén letölthetsz, és a saját igényeidhez igazíthatsz. Nem kell mást tenned, mint átírni a saját és a címzett adatait, illetve a szöveg tartalmát a konkrét esetre szabni. A letöltéshez kattints a kép alatt található linkre, és már használhatod is!
Töltsd le a hivatalos levél mintát Word formátumban ide kattintva!
Cvonline.hu
Találd meg álmaid állását egy kattintásra! Látogass el a www.cvonline.hu oldalunkra és böngéssz a több ezer álláslehetőség között!