Nagyon sok cég a napokban, hetekben kezd el gondolkozni, hogyan tud és fog visszatérni az offline, irodai munkára. Változatos véleményeket lehet hallani ebben a témában, de nem szabad elfelejtenünk, hogy ahány cég, annyi folyamat és megoldás létezhet. Kisebb-nagyobb megszakítással közel két éve dolgozunk otthonról, ez idő alatt nem csak a munkatársak változtak, hanem a munkához, feladatukhoz kapcsolódó viszonyuk is. Sőt előfordul, hogy a cég profilja is megváltozott. Közel két év alatt valószínűleg lettek új munkatársak, akik egyáltalán, vagy csak egyszer-kétszer találkoztak a többi kollégával. Mégis mi tud segíteni visszatérés idején? Mire érdemes figyelni a következő időszakban?
Fokozatosság elve
Mint ahogy a legtöbb változási folyamatot, ezt sem lehet egyik napról a másikra bevezetni. Emlékezzünk vissza, mi történt a munkatársakkal, munkavégzéssel, munka-hatékonysággal, amikor elrendelték az azonnali online munkavégzést a karantén idején! Ha nem szeretnénk hasonló helyzetbe kerülni, fokozatosan vezessük vissza az irodai munkavégzést.
Home office, de okosan
Az irodai munka mellett a legtöbb helyen megmarad a home office. Arra viszont érdemes odafigyelni, hogy a legújabb kutatások szerint a 20% feletti távoli munkavégzés aránya csökkenti az elköteleződést és növeli a fluktuációt. Ezért érdemes olyan megoldásokat bevezetni, amelyek egyszerre biztosítják a zökkenőmentes együttműködést a társosztályok, kollégák között és rugalmasságot adnak a munkatársak számára. Ilyen lehet a törzsidő bevezetése, amely teret adhat arra, hogy a korábban kialakult időrendet ne azonnal kelljen feladniuk a kollégáknak. Természetesen biztosíthatjuk a home office munkanapok lehetőségét is, ez szintén segítheti az átmenetet, sőt hosszútávon biztosíthat egyfajta munka-magánélet egyensúlyt is.
Válasszuk el időben és térben is az elmúlt időszakot a jövőtől
Érdemes lehet megszervezni egy visszatérési program-sorozatot. Ünnepeljük meg együtt a kollégákkal, hogy újra személyesen látjuk egymást. Ez emeli a közösségi érzést, növeli az elköteleződést és hosszú távon a fluktuációt is csökkentheti. Ezeknél a programoknál érdemes a céges kultúrát követni. Érdemes odafigyelni a szervezeti kultúra elemeire és velük összhangban lévő programokat kialakítani. Például az online munkavégzés során helyett kapott a játékosítás, akkor érdemes hasonló stílusban megszervezni az ünneplést.
Re-onbording folyamat minden munkatársnak
Tekintsünk egy kicsit úgy a munkatársakra, mintha most kezdtek volna dolgozni a cégnél. Az onboarding elemek közül néhányat érdemes most is felhasználni:
- a visszatérési-átállási folyamatot mutassuk be a kollégáknak,
- sok helyen átalakul az iroda elosztása – ha tudjuk vonjuk be a munkatársakat, ismerjük meg az igényeiket és a kialakult munkateret mindenképpen ismertessük meg velük,
- figyeljünk arra, hogy a csapattagok személyesen találkozzanak egymással, vegyék fel személyesen is a kapcsolatot – erre szervezzünk alkalmakat akár formális, akár informális jelleggel,
- a szervezet nagyságától függően a vezető mellett legyen legalább egy kolléga, akihez tudnak fordulni a munkatársak az átállással kapcsolatban.
- ügyeljünk, hogy a munkatársak bevonására, adjunk teret nekik, hogy tudják jelezni az ötleteiket vagy akár a nehézségeiket is,
- a home office-ban érkezett kollégákra külön is figyeljünk, hiszen nekik egyáltalán nincs helyismeretük, sőt szervezeti ismeretük is kevesebb, mint a többieké.
Közösségi terek fejlesztése
Mivel sokáig nem találkoztak a munkatársak, figyeljünk arra, hogy megnövekedett szerepe van a közösségi tereknek. Az elmúlt időszakban bebizonyosodott, hogy tudunk dolgozni a munkahelytől távol is, így az iroda funkciója a jövőben már nem csak a munkavégzés helyszíne lesz, hanem egy találkozási platform is. Ennek a platformnak a szerepe pedig túlmutat „egy jó kávézás a kollégákkal” érzésen. Egyre inkább előtérbe kerül a közösség élményének a megélése, a kreativitás, inspiráció támogatása, ugyanakkor a közös terek megnövekedésével együtt a napközbeni elvonulás igénye is.
Mentális támogatás és türelem
Az elmúlt két év egy elhúzódó krízis időszak volt mindannyiunknak, a visszatérés is egy változási folyamat. Nem vagyunk egyformák, mindenki másként éli meg a fentieket. Érdemes odafigyelni, ki az, aki esetleg nagyobb figyelmet igényel, nehezebben élte/éli meg a változást. Ha tehetjük, segítsük a munkatársakat az elmúlt- és az átmeneti időszak feldolgozásában, akár egy támogató szakember bevonásával (coach, tanácsadó, tréner, pszichológus) mind a vezetők, mind a munkatársak, és a csapatok esetében is.
Kiemelt támogatás a vezetőknek
Ha a vezető össze tudta tartani az online munkavégzés alatt is a csapatot, akkor „csak” a meglévő folyamatokat érdemes átgondolni a visszatérés szempontjából. Sajnos sokszor tapasztaljuk, hogy eltérő okok miatt, rossz állapotban vannak a csapatok, a csapattagok elszigeteltnek érzik magukat, nehezen kapcsolódnak egymáshoz és más területekhez. Erre a helyzetre mindenképpen támogatást kell adni a vezetőknek, hogyan tudják a saját helyzetüket, a csapattal való kapcsolódásukat és csapattagok közötti kapcsolódást vezetői oldalról erősíteni.
Érdemes végiggondolni, hogy a Ti cégetekben milyen lehetőségek vannak a fentieken kívül vagy ezeken a témákon belül, hiszen nagyon sok minden múlik az egyéni lehetőségeken és megoldásokon. Ha szeretnétek egy hatékony, a munkatársakat és az eredmények egyszerre támogató visszatérési folyamatot, szintén érdemes szakemberhez fordulni.
Jámbor Éva
Karriertanácsadóként állásváltóknak és álláskeresőknek segítek megtalálni azt a hivatást, amelyben megtalálják önmagukat és megkapják a kellő elismerést munkájukban. Hiszem, hogy a munka és az öröm nem kizárja, hanem kiegészíti egymást. Miben tudok Neked segíteni? Közösen tudatosítjuk, milyen értékekkel rendelkezel, amelyekkel könnyeben tudsz elhelyezkedni, és gyakorlatban támogatlak az állások felkutatásában, a pályázati anyagok megírásában, interjúra való felkészítésben és social media jelenlétedben. 17 éve dolgozom különböző nagyságú cégekkel, akiknek segítettem megtalálni a számunkra megfelelő munkatársat. Itt a CV Online oldalán írásaimmal beviszlek a „színfalak” mögé és beavatlak a HR-esek kulisszatitkaiba, hogy milyen elvek és gyakorlat mentén választják ki a számukra megfelelő munkatársat.