A pandémia óta egyre népszerűbb az otthoni munkavégzés. A munkaerő megtartás egyik eszközeként is szokták definiálni, de megítélése vegyes nem csak a munkaadók, hanem a munkavállalók körében is. Nem mindenki szereti az otthoni munkavégzést, nem lehet jolly jokerként tekinteni rá, mert könnyen a visszájára fordulhat.
Mire érdemes figyelni az otthoni munkavégzés alkalmazásakor?
Ahhoz, hogy hatékonyan tudjunk együtt dolgozni a home office-ban dolgozó munkatársakkal, érdemes már toborzáskor figyelmet fordítani a feltételekre.
Technika feltételek mindkét oldalon
Ha a munkatársunk otthonról dolgozik, akkor biztosítani kell neki a munkavégzéshez szükséges feltételeket. Tehát, ha nem tudunk számára legalább laptopot, távoli elérhetőséget, céges mobilt biztosítani, akkor ne is hirdessük meg a pozíciót home office lehetőséggel.
Nyilván a munkavállaló részéről pedig rendelkezni kell olyan környezettel, ahol nyugodtan, zavarmentesen tudja végezni a feladatait. Ennek megítélése inkább a munkavállaló, mint a munkaadó döntése, de érdemes ezt közösen átbeszélni.
A virtuális csapat is csapat
Egy tavaly végzett felmérés szerint a home office megítélése sokkal inkább vegyes, mint pozitív a munkavállók, a vezetők és a HR munkatársak körében. Még személyes ismerőseim is panaszkodtak arról, hogy nehezen tudnak-tudtak beilleszkedni munkahelyváltáskor az új csapatba, mert a virtuális munkavégzésnek nincs egységes kerete munkahelyükön.
A csapat nagy része nem egy napon jár be, így sokszor előfordul, hogy az új munkatárssal csak fél év múlva egy csapatépítőn találkoznak személyesen a régi kollégák. Egy csapatépítés nem pótolja az irodai kávézásokat, összenézéseket, ebédeket, hirtelen jött pár perces nevetéseket, small talking-ot. Pedig sokkal inkább ez adja a csapatérzést és a valahova tartozást, mint a kötelező körös csapatépítések. Sok HR-s panaszkodik, hogy csökken az elköteleződés a virtuális munkatársaknál. Mégis, akkor hogyan lehet így elkötelezettséget kialakítani, virtuális csapatot építeni?
Fontos szempontok az otthoni munkavégzéshez történő felvételkor
Először is, már a felvételnél érdemes tesztelni, hogy leendő munkatársunk személyisége, munkavégzési stílusa, önállósága alkalmas-e az otthoni munkavégzésre. Fontos szempontok lehetnek:
- Milyen az időgazdálkodása?
- Tud-e önállóan dolgozni vagy rendszeresen közvetlen segítségre van szüksége munkájában?
- Mennyire rugalmas személyisége?
- Milyen az önirányítása?
- Rendelkezik-e belső motivációval?
- Milyen együttműködési lehetőségek vannak a csapatban és ehhez hogyan tud igazodni az új munkatársunk? (Ha a csapat minden tagja bejár, nem szerencsés beígérni otthoni munkavégzést, mert feszültséget szülhet)
- Van-e hajlandósága az otthoni munkavégzésre? (Sokan nem szeretik keverni a munka és a magánélet tereit)
Ha mindezek alapján alkalmasnak találjuk a virtuális munkára, csak akkor érdemes erről beszélni az interjún. Ha nem tud önállóan dolgozni vagy folyamatosan kintről várja a megerősítést, motivációt, akkor nem érdemes erőltetni az otthoni munkavégzést. És még ha a home office mellett is döntünk, akkor is az első időben – ha van rá mód-, személyesen tanuljon be a kolléga legalább heti három alkalommal.
Vezetői tippek az otthoni munkavégzés támogatásához
Fontos, hogy vezetőként rendszeresen adjunk időkeretet és leginkább jelenlétet (még ha virtuálisan is), hogy tudjon kérdezni (nem csak) a betanuló kollégánk. Ezek az online-offline beszélgetések jó alkalmat adnak arra, hogy vezetőként felmérjük, csapatunk tagjai mennyire bírják jól a virtuális munkát. Mire van szükségük, hogy a teljesítményük megfelelő legyen, hogyan jutnak hozzá az információkhoz; hogyan tudjuk segíteni, hogy a munka-magánélet- vagy a mentális egyensúlyt meg tudják tartani stb.
Kommunikáció, kommunikáció, kommunikáció
Az online munkavégzés hatékonyságához fontos, hogy a céges és legfőképp a vezetői kommunikáció megfelelő legyen. Az előző bekezdésben volt már arról szó, hogy vezetőként érdemes rendszeresen jelen lennünk munkatársaink életében. Ez a jelenlét inkább a támogatásról szóljon, mint a szigorú kontrollról. Ha nem tudunk személyesen találkozni az új munkatársunkkal, akkor érdemes minden nap egyéni és (kötetlenebb) csapatmegbeszélések is betervezni, hogy segítsük a csapathoz tartozás érzésének kialakulását.
A hatékony kommunikáció és a preferált csatornát
Fontos, hogy figyeljük meg, hogyan szeret kommunikálni (a toborzás folyamata alapján látszani fog) és azon a csatornán kommunikáljunk vele. Egy Z generációs munkatársunk nem fog hosszan telefonon beszélni, sokkal jobban szereti a chat-kommunikációt. Ezzel szemben egy idősebb munkatárssal könnyebben megy a kommunikáció telefonon vagy személyesen. Van, aki az e-mailt szereti, másnak elég a projekttervező. Sokkal magabiztosabban kommunikál mindenki a maga által előnyben részesített csatornáján. A fesztelenebb kommunikáció képes nyitottságot teremteni, ami növelni tudja az elköteleződést.
Hivatalos kommunikációs csatornák kijelölése az otthoni munkavégzés során
A zökkenőmentes kommunikáció nem csak a vezető és munkatárs között fontos, hanem a csapattagok között is. Érdemes kijelölni hivatalos csatornákat egy-egy munkafázisra. Például egy-egy feladat készre jelentése a projektkövető rendszerben vagy egy közös projektkövető táblázatban vagy akár e-mailen is történhet. Nem szükséges a legmodernebb eszközöket használnunk, az a fontos, hogy az új kolléga is tudja, hol találja a feladatait, hol, mikor és milyen formában kell róla beszámolnia.
Elköteleződés és motiváció az online munkavégzésben
A legfrissebb felmérések azt mutatják, hogy az online munkavégzés rossz hatással van a céges elköteleződésre, ezáltal a fluktuációra. Ezért a virtuális munkavégzésben úgy érdemes (nem csak) az új kollégával megegyezni, hogy a megbizonyosodtunk arról, ténylegesen van motivációja az elnyert pozícióját megtartani és a feladatait elvégezni. Ennek hiányában könnyen abba a helyzetbe kerülhetünk, hogy újra kell az állást hirdetnünk.
Jámbor Éva
Karriertanácsadóként állásváltóknak és álláskeresőknek segítek megtalálni azt a hivatást, amelyben megtalálják önmagukat és megkapják a kellő elismerést munkájukban. Hiszem, hogy a munka és az öröm nem kizárja, hanem kiegészíti egymást. Miben tudok Neked segíteni? Közösen tudatosítjuk, milyen értékekkel rendelkezel, amelyekkel könnyeben tudsz elhelyezkedni, és gyakorlatban támogatlak az állások felkutatásában, a pályázati anyagok megírásában, interjúra való felkészítésben és social media jelenlétedben. 17 éve dolgozom különböző nagyságú cégekkel, akiknek segítettem megtalálni a számunkra megfelelő munkatársat. Itt a CV Online oldalán írásaimmal beviszlek a „színfalak” mögé és beavatlak a HR-esek kulisszatitkaiba, hogy milyen elvek és gyakorlat mentén választják ki a számukra megfelelő munkatársat.
