Milyen az a meeting, amit nem utálnak az alkalmazottaid?

Valljuk be: a legtöbb munkavállaló fintorog, ha meghallja a meeting szót. Pedig ha jól csináljuk, egy meeting nem nyűg, hanem kifejezetten hasznos és inspiráló is lehet.

De miért nem szeretik a dolgozók a meetingeket?

Nem a meetingeket utálják az emberek, hanem azt, ahogyan zajlanak. A leggyakoribb probléma, hogy túl hosszúak, céltalanok, esetleg mindenki beszél, de senki nem figyel. Sokszor úgy érzik a résztvevők, hogy felesleges volt ott lenniük.

Egy meeting akkor válik hasznossá, ha a résztvevők érzik, hogy értelme van a jelenlétüknek, és tényleg történik valami. Ezt viszont tudatos vezetői szemlélettel kell megteremteni.

1. Ne legyen meeting, ha nem muszáj

Ez az első, és talán legfontosabb szabály. Sok vezető minden apróság miatt megbeszélést hív össze, pedig gyakran egy gyors üzenet vagy e-mail is megoldaná a problémát. Kérdezd meg magadtól, hogy valóban szükség van-e erre a meetingre, és ha a válasz nem egyértelműen igen, akkor jobb, ha elveted az ötletet.

2. Legyen egyértelmű cél és napirend

Nincs idegesítőbb egy olyan meetingnél, ahol senki sem tudja, miért ül ott. Küldd el előre a napirendet és a fő témákat, hogy mindenki tudjon készülni. Ráadásul, ha az emberek látják, hogy van konkrét cél, könnyebben koncentrálnak és kevésbé érzik időpocsékolásnak a dolgot.

Tipp: Tartsd magad a napirendhez. Ha elkalandoztok, zárd rövidre a témát, és jegyezd fel egy későbbi megbeszélésre.

3. Legyen rövid és fókuszált

Az emberek nem képesek órákig koncentráltan figyelni. Ezért a legjobb meetingek legfeljebb 30-45 percesek, és lényegre törőek. Ha több téma van, inkább bontsd őket két rövidebb alkalomra.

Ugyanez igaz a résztvevők számára is: csak azokat hívd meg, akik tényleg hozzá tudnak szólni a témához. Egy tízfős meetingből könnyen órákig tartó beszélgetés lesz, míg négy-öt emberrel sokkal gyorsabban születnek döntések.

4. Adj teret másoknak is

Sok vezető hajlamos uralni a beszélgetést, de ha minden döntés tőled jön, a többiek előbb-utóbb csak hallgatni fognak. Engedd, hogy mások is megosszák a véleményüket és az ötleteiket, viszont ez inkább egy lehetőség legyen, ne elvárás. Utóbbi könnyen nyomást gyakorolhat a csapatra.

5. Zárd le határozottan és világosan

A meeting vége ne olyan legyen, mint egy lassan kihunyó tábortűz. Zárd le tudatosan: foglald össze, miben egyeztetek meg, ki mit vállal, és mikorra. Ezután küldj e-mailben egy rövid összefoglalót, így senki nem tudja majd azt mondani, hogy nem emlékszik. Ezzel a módszerrel nemcsak a felelősség válik tisztábbá, hanem a csapatod is látni fogja, hogy a meetingeknek kézzelfogható eredménye van.

6. Tegyél a meetingek hangulatáért

Nem kell, hogy minden megbeszélés feszült vagy komor legyen. Kezdhetsz egy könnyed, emberi kérdéssel vagy történettel, ami megtöri a jeget és oldja a hangulatot. Az ilyen gesztusok segítenek abban, hogy a meeting ne kényszernek, hanem közös gondolkodásnak érződjön. A humor és a lazaság kifejezetten jót tesz, csak tartsd meg az egyensúlyt.

Összefoglaló

A meetingek nem rosszak, csak gyakran rosszul csináljuk őket. Ha célirányosan szervezed, röviden tartod, és mások is szerepet kapnak benne, az alkalmazottjaid nem fogják többé utálni őket. A kulcs: kevesebb, rövidebb, értelmesebb megbeszélés, ahol mindenki érzi, hogy számít az ideje.