Korábbi cikkemben azt vizsgáltuk, hogyan támogathatjuk stratégiai eszközökkel az új kollégák beilleszkedését. Most konkrét, időrendbe rendezett lépéseken keresztül mutatom be, hogyan építhető fel egy igazán hatékony és emberközpontú onboarding folyamat.
Forrás: Unsplash
A legtöbb vezető pontosan tudja, milyen sok idő, energia és pénz megy el egy új munkatárs kiválasztására. Ennek ellenére sokszor éppen az egyik legfontosabb szakasz, a beillesztés, marad el vagy sikkad el a napi működésben. Pedig, ha ez a rész nem működik jól, annak gyors távozás, bizonytalanság és alacsony teljesítmény lehet a következménye.
Egy jól felépített, lépésről lépésre átgondolt beillesztési folyamat viszont akár 82%-kal is növelheti az új kollégák maradási hajlandóságát. (Forrás: Brandon Hall Group, 2025)
Ebben a cikkben azt nézzük meg, mit tehetünk már az első kapcsolatfelvételtől kezdve annak érdekében, hogy az új belépők valóban hosszú távon a csapatunk részei legyenek.
1. Belépés előtt – a bizalomépítés első lépései
A preboarding, vagyis az ajánlat elfogadásától a munkakezdésig tartó időszak, kulcsfontosságú a sikeres beilleszkedés szempontjából. Itt dől el, hogy a leendő munkatárs várakozással vagy bizonytalansággal tekint az első nap elé.
A legtöbb új belépő ebben az időszakban egyszerre érez örömöt és izgatottságot, ugyanakkor bizonytalanság és szorongás is megjelenhet benne. Ha a cég nem tart aktív kapcsolatot vele, ez a pozitív várakozás könnyen frusztrációvá alakulhat.
Segíthet egy előre megtervezett kapcsolattartási ütemezés, valamint egy zárt, új belépőknek szóló intranet oldal, ahol tájékozódhat a szervezet működéséről, belső szabályozásokról, és a leendő kollégákról. Ugyanilyen fontos a meglévő csapat tájékoztatása is, hogy tudjanak róla mikor érkezik az új munkatárs, milyen szerepkörben kezd, és hogyan kapcsolódik majd a közös munkához. Így a csapat is tudatosabban és támogatóan tudja fogadni az új tagot.
Gyakorlati eszközök a sikeres preboarding-hoz:
- Személyre szabott üdvözlő email vagy videó az új belépőnek
- Egyszerű, közérthető tájékoztatók a vállalati kultúráról, csapatfelépítésről, értékekről
- Adminisztrációs előkészítés: szerződés, belépési adatok, eszközigény
- Virtuális céges túra (pl. videós irodatúra vagy szervezeti felépítés bemutatása)
2. Első munkanap – a benyomás ereje
Az első munkanap döntő jelentőségű, hiszen az ekkor szerzett élmények gyakran meghatározzák az új munkavállaló szervezettel kapcsolatos attitűdjét. Érdemes ezért előre összeállított, jól strukturált napirendet biztosítani, amely segíti a tájékozódást és oldja a kezdeti feszültséget.
Ez a nap érzelmileg rendkívül intenzív, hiszen az új belépő egy számára ismeretlen környezetben próbál alkalmazkodni, beilleszkedni és megfelelni. Ha nincsenek kapaszkodók vagy személyes kapcsolódások, gyorsan kialakulhat az elveszettség érzése, ami miatt visszahúzódhat.
A pozitív élmények és az első kapcsolatok kialakítása érdekében érdemes egy „buddy-t” vagyis egy belső segítőt, vagy egy mentort kijelölni, aki már az első munkanapon személyesen támogatja a beilleszkedést, és segít az alapvető kérdések tisztázásában.
Checklist az első munkanap zökkenőmentes lebonyolításához:
- Vezetői és HR-es köszöntés
- Eszközök, belépők, fiókok átadása
- Cégismertető onboarding tréning
- Ebéd a csapattal vagy vezetővel
- Előre összeállított napirend (kerüljük a túl sok információt)
3. Első hét – kapcsolódás és információ
Az első hét célja, hogy az új kolléga elkezdje átlátni a szervezet működését és kapcsolati hálóját: kik a kulcsszereplők, mik az elvárások, hogyan épülnek fel a folyamatok. Ez az időszak gyakran intenzív tanulással és sok új élménnyel telik, ezért különösen fontos a fokozatosság és a személyes támogatás.
Az új belépő ebben az időszakban gyakran érzi magát kívülállónak, hiszen egyszerre túl sok az információ, mégis kevés az érzelmi biztonság. Minél előbb szeretne csatlakozni a csapathoz és megtalálni a helyét a szervezetben, de nem mindig tudja, hogyan kezdjen hozzá. Ezért kiemelten fontos, hogy a szervezet tudatosan tervezze meg a hét programját, és lehetőséget adjon a fokozatos, személyes beilleszkedésre.
Ajánlott lépések az első hét strukturálásához:
- Belső rendszerek és napi működési folyamatok oktatása
- Szervezeti struktúra és vezetői kapcsolatok bemutatása
- Munkavédelmi, adatvédelmi és compliance tréningek
- Heti záró vezetői beszélgetés: „Hogy érzed magad?”
4. Első hónap – a megerősítés időszaka
Az első hónap során az új kolléga már egyre önállóbban dolgozik, de továbbra is szüksége van iránymutatásra és megerősítésre.
Ekkorra kezd otthonosan mozogni a szervezetben, mégis sok kérdés maradhat benne: „Jól csinálom?”, „Ezt várják tőlem?”, „Észreveszik az erőfeszítéseimet?”
Ezért különösen fontos, hogy a vezető és a HR rendszeres visszajelzést adjon, nemcsak formálisan, hanem tartalmasan, valódi párbeszédet teremtve. Kutatások szerint azoknál a cégeknél, ahol már az első hónap végén strukturált értékelést kapnak az új belépők, akár 33%-kal magasabb elköteleződés mértnek (Gallup, 2022).
Kulcsfontosságú lépések az első hónap végére:
- 1 hónapos célok teljesülésének áttekintése
- Őszinte, építő visszajelzés a beilleszkedésről
- Rendszeres 1:1 vezetői beszélgetések, nem csak problémamegoldásra
- A munkaköri elvárások újrakalibrálása, ha szükséges
5. Második hónap – önállóság, de támogatva
A második hónapra az új munkatárs már beilleszkedett a csapatba, ismeri az alapfolyamatokat, és egyre önállóbban végzi a feladatait. Ezzel együtt gyakran megjelenik az első valódi teljesítményszorongás: „Elég jó, amit csinálok?”, „Elegendő, amit nyújtok?”, „Tényleg haladok?”
Ebben az időszakban fontos, hogy a vezető továbbra is jelen legyen, nem kontrollként, hanem támogató, visszajelző partnerként.
Támogató lépések a második hónapban:
- A mentorálási kapcsolat aktív fenntartása.
- Kapcsolódási lehetőség más területeken dolgozó kollégákkal, akár kisebb, közös projektek során.
- Shadowing vagy célzott szakmai továbbképzések lehetősége.
- A második hónapra kitűzött célok és fejlődési irányok közös értékelése.
6. Harmadik hónap
A harmadik hónap a legtöbb szervezetnél a próbaidő hivatalos lezárása, és egyben az első komoly értékelési mérföldkő. Ilyenkor nemcsak a vezetők döntenek az együttműködés folytatásáról, hanem maga az új munkatárs is mérlegel, hogy lát-e fejlődési lehetőséget, megbecsülik-e, vagy érdemes-e hosszú távon maradnia. Ezért ez a hónap gyakran valódi fordulópont, hiszen, ha elmaradt a visszajelzés, vagy ha hiányzik a jövőkép és az őszinte megerősítés, akkor a motiváció könnyen meginoghat és a munkavállaló már nyitott szemmel járhat más lehetőségek után.
A próbaidő lezárásának kulcslépései:
- Strukturált, dokumentált teljesítményértékelés
- Jövőbeli célok és tanulási irányok közös meghatározása
- A karrierút első lépéseinek kijelölése és megerősítése
7. Négy-hat hónap
Ebben az időszakban gyakori, hogy a kezdeti, intenzív figyelem (elsősorban a vezető és a HR részéről) fokozatosan alábbhagy. Az új munkatárs már nem számít „újnak”, mégis előfordulhat, hogy nem kap elegendő visszajelzést vagy iránymutatást. Ilyenkor alakulhat ki az ún. „senki földje” érzés: már túl van a beilleszkedés kezdeti szakaszán, de még nem érzi magát teljes értékű csapattagnak. Ha hiányzik a tudatos vezetői támogatás és nincsenek kijelölt fejlődési utak, ez a bizonytalanság könnyen csökkenti a motivációt és az elköteleződést. Ezzel szemben, ha a szervezet folytatja a rendszeres visszajelzést, lehetőséget biztosít a tanulásra, és értékeli az eddigi eredményeket, az új kolléga megerősödik a szerepében és valóban elkezd hosszú távon kötődni a csapathoz, a szervezethez.
Ajánlott havi aktivitások a második negyedévben:
- Havi 1:1 vezetői beszélgetés, fókuszban a fejlődés és az integráció
- Egyénre szabott fejlődési célok nyomon követése
- Soft skill vagy szakmai képzési lehetőségek biztosítása
- Kisebb projektek önálló vezetése a felelősségvállalás fejlesztésére
Sok szervezetnél a próbaidő hat hónapig tart, így a periódus lezárásaként érdemes strukturált értékelő beszélgetést tartani, ahol közösen áttekinthető a teljesítmény, a kulturális illeszkedés, és kijelölhetők a továbblépés irányai.
8. És ami ezen túl jön: a „soha véget nem érő” onboarding
Egyre több modern szervezet mozdul el az everboarding szemlélet felé, ahol a tanulás, fejlődés és szervezeti integráció nem zárul le a próbaidő végén, hanem beépül a mindennapi működésbe. Ez nemcsak a folyamatos fejlődést támogatja, hanem csökkenti a fluktuációt, erősíti a lojalitást, és segíti, hogy a munkatársak hosszú távon is megtalálják a helyüket a szervezetben.
Fejlett onboarding támogatások:
- AI-alapú belső tudásbázisok
- Automatikusan elérhető HR chatbotok új belépők számára
- Interaktív digitális tanulási platformok
- Strukturált, többhónapos mentorrendszerek
Forrás: Unsplash
Az onboarding nem csupán egy HR-folyamat. Ez az első benyomás, az első kapcsolat, az első közös cél. A szervezeti siker és a munkavállalói elköteleződés egyik legerősebb kulcsa.
Ha hosszú távra tervezünk a kollégáinkkal, akkor a nulladik naptól kezdve befektetésként kell tekintenünk minden új munkatárs beillesztésére, mert az itt szerzett élmények döntően befolyásolják a későbbi együttműködés minőségét.
Egy elhibázott onboarding viszont komoly árat jelenthet: a szakirodalom szerint egy próbaidő alatt távozó munkavállaló pótlása átlagosan 6–9 havi fizetésbe kerül (SHRM, 2023) – nem beszélve a csapatmorál, a produktivitás és a belső bizalom sérüléséről.
Ne onboarding programot építs, hanem élményt, ami megalapozza az elköteleződést!
Gut Brigitta
Gut Brigitta vagyok, HR tanácsadó és business coach. Több mint 11 éve dolgozom HR területen, jelenleg saját vállalkozásomat építem, ahol kis- és középvállalkozásoknak segítek korszerű HR-folyamatokat kialakítani. Tapasztalataim során számos működési hibával találkoztam, amelyekre léteznek jól működő, gyakorlati megoldások. Hiszek abban, hogy a KKV-k is lehetnek versenyképes és vonzó munkáltatók – ehhez támogatást, struktúrát és tudatosságot viszek a működésükbe. Írásaimmal ezt a szemléletet és gyakorlati tapasztalatot szeretném átadni.
