Minden mikro-, kis- és középvállalkozásnak vannak olyan rejtett HR költségei, amelyeket nem kalkulálnak bele az éves költségtervezésbe. Pedig ha alaposabban utánaszámolnának, könnyen kiderülne, hogy ezek az összegek évente akár több millió forintot is jelenthetnek.
Forrás: Unsplash
A rejtett HR költségek olyan közvetett, nem számszerűsített költségek, amelyek a nem megfelelő működésből vagy működtetésből adódnak, és amelyeket nem lehet mindig azonnal felismerni. Ezek a tételek nem jelennek meg közvetlenül a könyvelésben, nem érkeznek róluk számlák vagy jelentések, mégis jelentős hatással vannak a bevételre, a növekedésre és a munkavállalók megtartására. A hatásuk többnyire a következményekben mutatkozik meg, mint csökkenő teljesítmény, növekvő feszültség, értékes kollégák távozása, hibásan teljesített projektek. Mire ezek feltűnnek, addigra gyakran már milliók úsztak el észrevétlenül.
Cégvezetőként vagy HR-esként rengeteg mindenre kell egyszerre figyelni, ezért a „láthatatlan” tényezőkre, mint a belső morál, a motiváció vagy a vállalati rendszerek és folyamatok hatékonysága, sokszor egyszerűen nem jut idő. Ráadásul ezekről a problémákról sokszor senki nem beszél: mert kényelmetlen, mert „ez ilyen”, vagy mert „nálunk ez így megy”.
A legtöbb vállalkozás minden nap fizeti ezeket a rejtett HR költségeket, csak nem tud, vagy nem akar tudomást venni róluk.
Például egy 50 fős vállalkozásnál a rejtett HR költségek éves szinten elérhetik a 60 millió forintot, anélkül, hogy a cégvezető tisztában lenne ezzel.
Felismernéd, ha a cégedben rejtett HR költségek szivárogtatnák el a nyereséget? Íme a 8 legtipikusabb forrás, amellyel a legtöbb vállalkozás szembesül.
1. Motiválatlan munkavállaló
A motiválatlan munkavállaló nem fektet annyi energiát és időt a munkájába, mint amennyit valójában tudna. Passzívan végzi a feladatait, vagyis lassabban dolgozik, több hibát vét, gyakran megszakítja a munkát szünetekkel, és sokszor csak „ledolgozza az időt”, majd hazamegy. Előfordulhat, hogy a napi munkaidőnek maximum csak a felét tölti ténylegesen hasznos munkával, a cég viszont így is kifizeti a teljes bérét.
Ezt a jelenséget gyakran „csendes felmondásnak” (quiet quitting) is nevezik: a dolgozó fizikailag jelen van, de valójában nem teljesít. A motiválatlan munkavállaló jelenléte hosszú távon rombolja a csapatmorált, lassítja a projekteket, és negatívan hat a vállalat teljesítményére.
2. Nem hatékony belső kommunikáció
Az egyik leggyakoribb probléma a szervezetekben a belső kommunikáció hiánya vagy gyengesége. Ha a szükséges információ nem jut el időben a megfelelő személyekhez, az könnyen félreértésekhez, hibákhoz és duplikált munkához vezethet.
A nem megfelelő kommunikációs csatornák vagy a szabályozás hiánya miatt a munka lassabban halad, megnő a hibalehetőségek száma, és egyre több rossz döntés születik. Minél kevesebb az elérhető és pontos információ, annál nagyobb a kockázata annak, hogy a projektek csúsznak, a költségek pedig nőnek.
3. Nem megfelelő jutalmazási rendszer
Ha egy vállalat jutalmakat vagy bónuszokat oszt ki anélkül, hogy pontosan meghatározná, milyen teljesítményért, mennyit és milyen feltételekkel kap a munkavállaló, az többet árthat, mint használ. Például, ha mindenki ugyanazt a jutalmat kapja függetlenül a teljesítményétől, az nem motivál, sőt demotiválhatja a húzóembereket, akik úgy érzik, nem értékelik a plusz erőfeszítéseiket.
A nem teljesítményarányos jutalmazás bérfeszültséget, elégedetlenséget, belső konfliktusokat és akár elvándorlást is eredményezhet. Akik pedig gyenge teljesítmény mellett is jutalmat kapnak, nem fognak emiatt jobban dolgozni, így a rendszer végső soron az ellenkező hatást váltja ki, mint amit a vezetés szeretne.
4. Nem kihasznált juttatási csomag
Sok vállalat kínál olyan juttatási csomagokat, amelyek papíron értékesnek és vonzónak tűnnek, de a munkavállalók számára valójában nem relevánsak. Előfordulhat, hogy a cég havonta jelentős összeget fizet ezekért a juttatásokért, miközben azokat a dolgozók egyáltalán nem, vagy csak minimális mértékben használják.
Ilyenkor érdemes feltenni a kérdést: valóban megéri fenntartani ezeket a juttatásokat pusztán azért, hogy a vállalat elmondhassa, „mi ilyet is adunk”, ha közben a munkavállalók nem élnek vele? Az ilyen jellegű költségek hosszú távon feleslegesen terhelik a céges költségvetést.
5. Nem megfelelő képzés, fejlesztés
Sok vállalat küldi el munkavállalóit olyan külső képzésekre, amelyekre valójában nincs szükségük, vagy amelyeket akár belső erőforrásokkal is meg lehetne oldani. Gyakran ez csak azért történik, hogy elmondhassák: „képzést biztosítunk”, miközben a tartalom nem a valódi készségfejlesztésre épül.
A rosszul célzott, kötelező tréningek, ahol például mindenki ugyanazt a programot kapja, függetlenül az egyéni igényektől, nem produktívak, és nem érik el a kívánt célt. Ráadásul a képzésre fordított idő kieső produktív munkaidőt is jelent, ami különösen fájdalmas, ha a képzésnek nincs kézzelfogható haszna.
6. Vezető fejlesztés hiánya
Gyakori jelenség, hogy amikor egy szakembert vezetőnek neveznek ki, nem kap megfelelő vezetői képzést vagy támogatást ahhoz, hogy elsajátítsa a hatékony vezetés alapjait. A felkészületlen vezető komoly károkat okozhat a cég működésében: rombolhatja a csapatmorált, csökkentheti a termelékenységet, és elriaszthatja a kulcsembereket.
Sok vállalat mégis megtartja az alkalmatlan vezetőket, akik nemcsak a magas fizetésükkel terhelik a költségvetést, hanem teljesítményromlást és fluktuációt is előidéznek. A leggyakoribb problémák közé tartozik a gyenge kommunikáció, a mikromenedzsment, a visszajelzés teljes hiánya, valamint a túlterheltség, ami rossz döntésekhez és hibákhoz vezet. Mindez közvetlenül hat a vállalat teljesítményére és profitjára.
7. Nem megfelelő rendszerek és folyamatok
Előfordul, hogy egy vállalat olyan rendszert vezet be, amely nem illeszkedik a működéséhez, mégis erőlteti annak használatát. Ezek a rendszerek nemcsak időt rabolnak, hanem jelentős pénzügyi veszteséget is okoznak, hiszen előbb-utóbb eljön az a pillanat, amikor a cég kénytelen lesz elhagyni őket, addigra pedig már komoly összegeket költött rájuk.
A hiányos vagy rosszul kialakított folyamatok szintén lassítják a munkavégzést, csökkentik a teljesítményt és akadályozzák a hatékony működést. Tipikus problémák: átfedések a feladatokban, döntésképtelenség, felelősségi körök tisztázatlansága. Ha egy adott problémát csak „tünetileg” kezelnek újra és újra, az hosszú távon idő- és pénzpazarláshoz vezet.
8. Elavult technikai felszereltség
Az elavult szoftverek, lassú számítógépek és megbízhatatlan eszközök jelentősen megnehezítik a munkavégzést. Egy egyszerű adminisztratív feladat is akár kétszer annyi időt vehet igénybe, mint korszerű technológiával, ráadásul a hibák kockázata is magasabb. Az elavult technika nemcsak az irodai, hanem a távoli munkavégzést és a digitális együttműködést is hátráltatja: lassítja a kommunikációt, megszakítja a munkafolyamatokat, és folyamatos karbantartási költségeket generál. Mindez közvetlen pénzügyi veszteséget okoz, hiszen minden elvesztegetett perc a profit rovására megy.
Forrás: Unsplash
+1. Fluktuációs költségek
A felsorolt problémák mind hozzájárulnak ahhoz, hogy a munkavállalók elhagyják a szervezetet, ami növeli a fluktuáció költségeit. Új kolléga felvételéhez hirdetésre, toborzásra, interjúztatásra van szükség, majd jön a betanítás ideje, amikor a teljesítménye még elmarad a kívánt szinttől. Közben ügyfelek távozhatnak, feladatok maradhatnak el, és értékes tudás, kapcsolati tőke veszhet el a cégtől.
A felsorolt 8 tényező közül több közvetlenül időveszteséget okoz és az idő pénzben is kifejezhető. Ezeknél megbecsülhető a pénzügyi hatás: a kiesett munkaórák és a munkavállalók bére alapján konkrét számokhoz juthatunk. Például egy teljes munkaidős (heti 40 órás) munkavállaló bruttó 750.000 Ft-os havi bérrel, ami a cégnek 847.500 Ft-ot jelent vagyis napi szinten bruttó ≈ 40.000 Ft-ot (21 munkanappal számolva). Azonban a felsorolt problémákat figyelembe véve hatékonyan ez a munkavállaló kb. 4 órát dolgozik napi szinten, vagyis a cég a ≈ 20.000 Ft értékű valódi teljesítmény helyett ≈ 40.000 Ft-ot fizet ki. Ez éves szinten egyetlen munkavállalóra vetítve 50%-os többletet, azaz ≈ 5 millió Ft rejtett költséget jelent.
Projektpéldán szemléltetve, ha egy projekt elvégzésére 4 ember napi 8 órával számolva összesen 250 óra munkaidőt terveznek, az kb. 8 nap alatt teljesíthető lenne. De ha a tényleges hatékony munkaidő napi 4 órára csökken, akkor ez már ≈16 napot vesz igénybe.
Ez nem plusz bérköltségként, hanem nyereségcsökkenésként jelentkezik, hiszen a projekt 8 nappal csúszik, ami nemcsak lenullázhatja a nyereséget, de veszteséget is okozhat.
A hatékonyságvesztés tehát nem a könyvelésben látható kiadás, hanem elmaradt bevétel formájában jelenik meg.
A következő részben megmutatom, hogyan lehet felismerni ezeket a rejtett HR költségeket, és milyen módszerekkel lehet kezelni vagy mérsékelni ezeket a költségeket.
Gut Brigitta
Gut Brigitta vagyok, HR tanácsadó és business coach. Több mint 11 éve dolgozom HR területen, jelenleg saját vállalkozásomat építem, ahol kis- és középvállalkozásoknak segítek korszerű HR-folyamatokat kialakítani. Tapasztalataim során számos működési hibával találkoztam, amelyekre léteznek jól működő, gyakorlati megoldások. Hiszek abban, hogy a KKV-k is lehetnek versenyképes és vonzó munkáltatók – ehhez támogatást, struktúrát és tudatosságot viszek a működésükbe. Írásaimmal ezt a szemléletet és gyakorlati tapasztalatot szeretném átadni.
