A virtuális asszisztens a jövő munkavállalója? – Beszélgetés Szabó Ágnessel

A virtuális asszisztensek egyre nagyobb teret nyernek a munkaerőpiacon, hiszen számos előnyt kínálnak a cégeknek, mint például a költségcsökkentés és az időhatékonyság növelése. Szabó Ágnes, a Virtuális Irodaház vezetője és a Virtuális asszisztensek fóruma alapítója, segíti és mentorálja azokat az embereket, akik ezen a területen szeretnének dolgozni. Az alábbi kérdések során megismerhetjük a virtuális asszisztens fogalmát, milyen feladatokat látnak el, milyen előnyei vannak ennek a munkának, milyen kihívásokkal kell szembenézniük, és hogyan segíti őket a Virtuális Irodaház ezen problémák megoldásában. Ági tanácsokkal is ellátja azokat az embereket, akik ezen a területen szeretnének dolgozni, és bemutatja, milyen trendekre lehet számítani a jövőben a virtuális munkakörnyezetben.

Szabó Ágnes, a Virtuális Irodaház alapítója

Kik azok a virtuális asszisztensek, és miért válhatnak a „jövő munkavállalójává”?

Szabó Ágnes: A virtuális asszisztensek adminisztráció, asszisztencia és szervezés területén segítenek másoknak, elsősorban vállalkozóknak, de ügyfeleik lehetnek alapítványok, civil szervezetek vagy magánszemélyek is. Tevékenységüket vállalkozóként végzik, az irodájuk pedig általában az otthonuk.

Ma már szerencsére nem kell reggel 8-tól délután 5-ig alkalmazottként ülni egy irodában ahhoz, hogy bizonyos feladatokat elvégezzünk, mert az online tér lehetőséget biztosít arra, hogy otthonról vagy földrajzi kötöttségek nélkül, akár digitális nomádként utazás közben dolgozzunk.

Ezzel együtt egyre több vállalkozó, cégvezető ismeri fel, hogy léteznek olyan adminisztrációt és szervezést érintő munkafolyamatok, amelyeket érdemes delegálni és az ezekkel kapcsolatos tennivalókat virtuális asszisztensre bízni, ráadásul számukra sokkal költséghatékonyabb ez a megoldás, mintha egy alkalmazottat foglalkoztatnának.

Hogyan kerültél erre a területre, és hogyan vált belőled mentor?

Szabó Ágnes: Amikor megszületett a kislányom, átalakult a fontossági sorrend az életemben, szerettem volna minél több időt a családommal tölteni, nem akartam, hogy az én gyerekem legyen az első reggel az óvodában és az utolsó, akit a szülei elhoznak, ezért döntöttem úgy, hogy nem megyek vissza a korábbi munkahelyemre.

Elkezdtem keresni a lehetőséget az álmom, egy saját vállalkozás elindításához. Olyan tevékenységet kerestem, amely minimális anyagi befektetéssel jár, hasznosítani tudom a korábban megszerzett tudásomat és munkatapasztalatomat, amellyel mások számára értéket teremthetek, így találtam rá a virtuális asszisztenciára.

Egyre többen érdeklődtek, hogy hogyan sikerült elindítani és felfuttatni a vállalkozásom, így vállalati tervezőként tulajdonképpen teljesen a profilomba vágott, hogy kidolgozzak rá egy anyagot. Hamar kiderült, hogy jó érzékkel találom meg a hozzám fordulóknál azt az erősséget, amire fel lehet építeni egy eredményesen működő szolgáltató vállalkozást, így tudok mindenkit személyre szabottan egyedivé tenni. Az általam mentorált sikeres VA vállalkozások láttán annyi megkeresésem lett, hogy  ez lett a fő irányom.

Milyen feladatokat lát el a virtuális asszisztens?

Szabó Ágnes: Bármit, amihez ért, amit szakmailag biztosan tud, és azt megfelelő magabiztossággal elvállalja az adott területen.

Kezdő virtuális asszisztens vállalkozóknak szoktam mondani, hogy először mindig olyan feladatot vállaljanak el, amelyek ujjgyakorlatok számukra, vagyis nem kell külön megtanulni vagy begyakorolni, hanem a korábbi munkatapasztalatból vagy tanulmányaikból hozzák hozzá a tudást.

Képtelenség konkrétan behatárolni egy VA szolgáltatásait, mert nincs két egyforma szolgáltatási paletta. A VA szolgáltatása függ az asszisztens korábbi tanulmányaitól, munkatapasztalatától, hogy van-e speciális tudása, nyelvismerete. Foglalkozhat általános adminisztrációs, pénzügyi asszisztensi, marketing asszisztensi, személyi asszisztensi feladatokkal éppúgy, mint szervezéssel, de ezeken belül számtalan különböző feladatot láthat el.

Milyen előnyei vannak a virtuális asszisztens munkának?

Szabó Ágnes: A virtuális asszisztensek saját munkarend szerint, rugalmasan dolgoznak. Ez mindenkinél mást jelent, a saját életritmusától, a család, a gyerekek időbeosztásától függ, hogy mikor és mennyit dolgozik, ráadásul nincs helyhez kötve. A virtuális asszisztens munka legnagyobb előnye a döntési szabadság, hogy eldönthetjük, mit szolgáltatunk, kinek és mikor. A legjobb eszköz ahhoz, hogy az ideális munka és magánélet egyensúlyához közelítsünk.

Milyen képességekre van szükség ahhoz, hogy valaki sikeres virtuális asszisztens lehessen?

Szabó Ágnes: A virtuális asszisztens vállalkozásba bárki belevághat, végzettségtől függetlenül, egy alapvető számítógépes tudás szükséges hozzá. A legalapvetőbb dolgok, amelyeket ismerni kell, az a böngésző, egy levelező rendszer, alap képszerkesztő alkalmazás, Word, Excel, később számlázó program. Egyiket sem kell profi szinten tudni, alapszintű ismerettel már el lehet indulni.

Készségek és képességek, amire leginkább szükség van, pl. szervezés, problémamegoldás. Ha viszont valakinek nagyon rossz a helyesírása, hadilábon áll a határidőkkel, nincs benne alázat és tisztelet az ügyfelek iránt, akkor azt javaslom, hogy ne kezdjen bele a vállalkozás felépítésébe. Hatalmas tévhit, hogy egy virtuális asszisztens egyben marketinges, webes, közösségi média menedzser, szövegíró, grafikus stb.

Milyen tanácsot adnál azoknak, akik virtuális asszisztensként szeretnének dolgozni, de nincs tapasztalatuk ezen a területen?

Szabó Ágnes: Nagyon sokan kevésnek érzik magukat ehhez a munkához és azt gondolják, hogy nincs semmiféle kiemelkedő tudásuk, semmiben sem tehetségesek, ezért nem alkalmasak rá, hogy virtuális asszisztensek legyenek, de tényleg nem kell nagy dolgokra gondolni. A legjobb, ha végiggondolják, hogy mi az, amihez értenek, amiben tapasztalatuk van és ezekkel a már említett ujjgyakorlat feladatokkal kezdik el a vállalkozásukat. Nem baj, ha nem tudnak mindent, menet közben rengeteg dolgot fognak megtanulni.

Nem könnyű feladat észrevenni saját magunkban a lehetőséget. Ha nem megy, nem azt jelenti, hogy nincs keresnivalónk ezen a területen. Ekkor van szükség leginkább egy mentor útmutatására. A másik tényező az idő: minél többet olvas szakmai közösségekben az ember, annál inkább úgy érzi, hogy mennyi mindent nem tud még. Rengeteg időt, energiát lehet spórolni szakértői útmutatással, valamint minimalizálhatóak az ismeretlennel járó rossz érzések (félelem, önértékelés stb.)

Milyen kihívásokkal kell szembenéznie a virtuális asszisztenseknek, és hogyan oldhatják meg ezeket?

Szabó Ágnes: A vállalkozás elindításakor és eredményes működtetésekor is adódhatnak nehézségek, hiszen a legtöbben nem rendelkeznek vállalkozói tapasztalattal, szerencsére azonban ezeket meg lehet tanulni. Kihívás lehet egy laikusnak az ügyfélszerzés, az árképzés, a jogszabályi háttér ismerete és még sorolhatnám hosszasan.

Nekik ajánlom az „Virtuális asszisztens, online szolgáltató vállalkozó leszek” online workshopot, amelyen A-tól Z-ig sorra vesszük azokat a pontokat, amelyek szükségesek a sikeres virtuális asszisztens vállalkozás felépítéséhez és stabil, jövedelmező működtetéséhez.

Kihívás lehet még a vállalkozói magány: sokan azt gondolják, hogy egyéni vállalkozóként mindig csak magányosan ülünk otthon. Ez egyáltalán nincs így. A munkánk által kialakult közösségek lehetővé teszik, hogy azonos értékrenddel és élethelyzetben lévő társakkal kapcsolódjunk, így rendszeresen találkozunk személyesen is, de online is szoktunk beszélgetni, akár csoportosan is.

Hogyan lehet biztosítani a munka stabilitását virtuális asszisztensként, és milyen lehetőségek vannak a jövedelemszerzésre?

Szabó Ágnes: Erre képtelenség pontosan meghatározott választ adni, hiszen a VA szolgáltatási paletta sokszínűségéből adódóan más és más módszerek és eszközök szükségesek a havi bevétel biztosításához. Elsősorban ez annak a függvénye, hogy az adott virtuális asszisztens hány órát dolgozik a vállalkozásában. Hiszen lehet valaki főállású vállalkozó vagy munka mellett is lehet végezni.

Függ a kitűzött jövedelem mértékétől, a beletett energiától és az elszántságtól, a nyújtott szolgáltatás minőségétől. Ennek függvénye, hogy hány munkaórányi tevékenységet kell megszerezni, és ezt hány ügyfél adja ki. Függ attól, hogy milyen jellegű szolgáltatást nyújt az asszisztens: alkalmas a havi rendszeres szolgáltatásra vagy eseti feladatokra van specializálódva.

Függ attól is, hogy mi kerül rögzítésre a szerződésben: van minimálisan fizetendő díj vagy munkaóra, van fix havidíj vagy mindig a ténylegesen elvégzett munkaóra a számlázás alapja. Egy biztos minden esetben: a magas színvonalú munkának bizony híre megy és az elégedett ügyfelek ajánlásából érkeznek további megbízások is.

Szabó Ágnes, a Virtuális asszisztensek fóruma alapítója

Milyen terveid vannak a Virtuális Irodaházzal a jövőben, és milyen fejlesztésekre lehet számítani a közeljövőben?

Szabó Ágnes: Az elmúlt években az volt az elsődleges célom, hogy hazánkban stabil alapokon nyugvó virtuális asszisztens réteg támogassa a hatékony delegálást. A VA-k jó hírnevének öregbítése bizony mindannyiunk állandó feladata közé tartozik. Még 1-2 év, mire az ismertségünk olyan széles körben lesz releváns, ahogy azt megálmodtam és ahogy az szükséges.

Ezen tehát továbbra is dolgozom nap mint nap. Olyan együttműködő partnerekkel igyekszem felvenni a kapcsolatot, akik segítenek ebben nekünk: népszerűsítik a delegálás fontosságát, a Virtuális Irodaház égisze alatt kibontakozó VA-kat tovább ajánlják partnereiknek. Minden tervem ezeket a célokat szolgálják a közeljövőben is.

Mit tanácsolnál azoknak, akik virtuális asszisztensek szeretnének lenni? Milyen fontos szempontokat kell figyelembe venniük?

Szabó Ágnes: Virtuális asszisztens vállalkozást építeni az egyik legkisebb befektetéssel járó tevékenység, azonban ez korántsem azt jelenti, hogy van egy laptopom és néhány órám, így elkezdek VA-ként működni.

Vállalkozóvá válni nem megy egyik napról a másikra, mint minden mást, ezt is tanulni kell. Gondos tervezés, biztos vállalkozási alapok nélkül nehezebben megy, és azzal is tisztában kell lenni, hogy a sikerhez vezető út nem mindig könnyű. Sok befektetett idő, energia és kitartás kell hozzá, ha azonban ezeket beleteszik, annak egészen biztosan meglesz az eredménye.

A szolgáltatásokat illetően azt tanácsolom, hogy vegyék számba az erősségeiket, az eddigi tudásukat, tapasztalatukat, azokat a feladatokat, amelyeket örömmel végeznek, és ezekre alapozva állítsák össze szolgáltatási palettájukat, mert ezekkel magabiztosan tudnak elindulni.

Hogyan látod a jelenlegi helyzetet a virtuális munkakörnyezetben, és milyen trendekre számíthatunk a jövőben?

Szabó Ágnes: Az online térben való munkavégzés töretlenül halad a népszerűség útján. A hazai kkv-k a növekedés és a költségcsökkentés szempontjából is egyre szívesebben delegálnak, akár eseti projekteket is.

Aki nem fejleszt, megreked, majd elkezd süllyedni – ezzel azt hiszem minden versenyképes vállalkozó tisztában van, időt teremteni pedig delegálással a legegyszerűbb. Online a legjobb szakemberek is elérhetőek, földrajzi korlátok nélkül, így a vállalkozások tudatos vezetői szívesen szerződnek le különféle online szolgáltatókkal. Számukra is biztonsági tényezőt jelenthet, hogy nem kell folyamatosan fizetniük, mint egy alkalmazottnak, hanem csak a ténylegesen elvégzett munka kerül pénzükbe.

Érdekesség, hogy az online munkakapcsolat elterjedésével egyre inkább népszerűek a személyes kapcsolódások teréül szolgáló rendezvények. Ezeken az eseményeken az első benyomás során a „vállalkozói kémia” azonnal kialakulhat, így az egyik legnagyobb gátló tényező, az ismeretlennek adott megelőlegezett bizalom már ki is van küszöbölve.

Az online világban való munkakapcsolat a technológiai fejlődéssel párhuzamosan növekszik, így egyértelmű, hogy a jövő is nekünk kedvez.