A virtuális asszisztensek szerepe a munka világában – Szakértői tanácsok a Virtuális Irodaház alapítójától

A virtuális asszisztens foglalkoztatása egyre népszerűbbé válik világszerte, köszönhetően annak, hogy a technológia fejlődése lehetővé tette a munkavégzés rugalmasságát és távolról végezhető feladatok megoldását. Szabó Ágnes, a Virtuális Irodaház megálmodója és vezetője elhivatottan dolgozik azért, hogy hazánkban is minél többen megismerjék és használják ezt a modern munkavégzési formát. Az alábbi kérdésekben betekintést nyerhetünk a Virtuális Irodaház és a virtuális asszisztensek világába, valamint megtudhatjuk, hogy hogyan segíthetnek az online vállalkozástámogatók a vállalkozások hatékonyabb működésében.

Szabó Ágnes, a Virtuális Irodaház alapítója

Hogyan jött létre a Virtuális Irodaház, és mi motivált arra, hogy ezt a vállalkozást elindítsd?

Szabó Ágnes: Amikor megszületett a kislányom, átalakult a fontossági sorrend az életemben, szerettem volna minél több időt a családommal tölteni és eldöntöttem, hogy nem megyek vissza a korábbi munkahelyemre. Ekkor kezdtem keresni a lehetőséget az álmom, egy saját vállalkozás elindításához. Olyan tevékenységet kerestem, amely minimális anyagi befektetéssel jár, hasznosítani tudom a korábban megszerzett tudásomat és munkatapasztalatomat, amellyel mások számára értéket teremthetek, így találtam rá a virtuális asszisztenciára.

Sajnos a munkaerőpiacra visszatérő kisgyermekes anyák helyzete még mindig nem könnyű, továbbra is korlátozott azoknak a munkahelyeknek a száma, ahol alkalmazottként részmunkaidőben vagy otthonról tudnának dolgozni.

A virtuális asszisztens vállalkozás többek között éppen a gyermeket nevelő anyukáknak jelent megoldást, hiszen egy rugalmasabb, szabadabb időbeosztást, a munka-magánélet egyensúlyának megőrzését teszi lehetővé számukra. A csoportomban sokan vannak, akik 2-3 vagy akár több gyermek mellett kezdtek bele a virtuális asszisztenciába és jelenleg is működő, stabil, sikeres vállalkozást építettek fel.

Milyen típusú ügyfelek veszik igénybe a virtuális asszisztensek szolgáltatásait, és milyen ágazatokban tevékenykednek ezek a cégek?

Szabó Ágnes: Általában mikro-, kis- és középvállalkozások, alapítványok, civil szervezetek veszik igénybe a virtuális asszisztensek szolgáltatásait. Egy kis cégben, főleg a vállalkozás indulásakor gyakran a cégvezető végzi el az adminisztrációs feladatokat, ő szervezi a tárgyalásokat és a könyvelővel is ő tartja a kapcsolatot. Ha azonban egy cég fejlődni szeretne, akkor előbb-utóbb ezek a feladatok óriási terhet jelentenek, és olyan tevékenységektől veszik el az időt, mint a termék vagy a szolgáltatás fejlesztése, az ügyfélszerzés vagy a cégépítés.

Az sem ritka, hogy egyéni vállalkozók, például marketingesek, kézművesek keresnek maguk mellé asszisztenst, aki segít nekik az adminisztrációs ügyeik intézésében, kezeli az ügyfélszolgálatot, hogy nekik tényleg csak azzal kelljen foglalkozni, amihez értenek.

Az ágazatokat illetően igen széles a paletta, felsorolni is nehéz lenne, hiszen adminisztrációs, szervezési, asszisztensi feladatok kivétel nélkül minden vállalkozás, gazdasági szervezet életében szép számmal vannak, ebből következik, hogy minden területen szükség van a virtuális asszisztensek munkájára.

Miért érdemes egy cégnek virtuális asszisztenssel együtt dolgozni?

Szabó Ágnes: Egy idő után a legtöbb elfoglalt egyéni és kisvállalkozó eljut arra a pontra, hogy belátja, nem bírja már a rá nehezedő feladatok sokaságát.

Muszáj elengedni a feladatok egy részét annak érdekében, hogy a vállalkozás fejlődhessen, és a vezető a bevételt termelő tevékenységekkel foglalkozhasson az adminisztrációs feladatok, a könyvelés, vagy a Facebook posztok megírása helyett.

Ekkor két megoldás közül választhat. Bővíti a csapatát és felvesz egy alkalmazottat, akit napi 8 órában foglalkoztat, akkor is, ha van munka, és akkor is, ha nincs, megfizeti utána a járulékokat, biztosítja számára a telefont, a számítógépet, fenntart egy irodát.

A másik lehetőség – és ez a költségeket, a hatékonyságot illetően biztosan kedvezőbb -, ha megkeresi a cég profiljához, a saját értékrendjéhez leginkább passzoló virtuális asszisztenst, aki a saját eszközeivel dolgozik és csak a ténylegesen elvégzett munkát fogja leszámlázni.

A virtuális asszisztensek ugyanolyan vállalkozók, mint ügyfeleik, üzleti partnerek, akik között nincs alá-fölérendeltségi viszony. A virtuális asszisztens éppúgy fogja elvégezni ügyfele cégében a feladatokat, mint ahogy azt a saját cégében tenné. Ez adja a virtuális asszisztens munkájának magas hozzáadott értékét.

Ráadásul a legjobb szakemberek elérhetőek, nincs földrajzi akadálya a vágyott segítségnek.

Milyen szolgáltatásokat kínál egy virtuális asszisztens?

Szabó Ágnes: A virtuális asszisztens, vagy más néven online vállalkozástámogató szakember adminisztráció, asszisztencia és szervezés területén nyújt segítséget más vállalkozásoknak.

Általánosságban elmondható, hogy a VA-k nagy része több éves irodai tapasztalattal rendelkezik, de ez nem feltétel, sokféle területről érkezhetnek, így ahány virtuális asszisztens, annyiféle szolgáltatás. Végezhetnek általános adminisztrációs feladatokat, pénzügyi, marketing, személyi asszisztensi vagy szervezési feladatokat.

Konkrét feladatai közé tartozhat az e-mailek kezelése, dokumentumok szerkesztése, kapcsolattartás az ügyfelekkel, szerződések előkészítése, árajánlatok elkészítése, kapcsolattartás a könyvelővel, számlázás, pénzügyi kimutatások elkészítése, naptárkezelés, foglalások, üzleti ebédek megszervezése, webshop termékfeltöltés is. Persze ezeken kívül még számtalan feladat van, amit egy virtuális asszisztens elláthat.

A virtuális asszisztensek közül többen speciális képesítéssel és tudással rendelkeznek, így az adminisztrációs és szervezési feladatokon túl vannak, akik például szövegírással, webdesignnal vagy grafikai munkák elkészítésével is foglalkoznak.

Milyen mértékben segíthetnek a virtuális asszisztensek a hatékonyság javításában és az időmegtakarításban?

Szabó Ágnes: Ezt egy példával szemléltetném. Eszter egyszemélyben vezeti online rajzoktatással foglalkozó vállalkozását. Eszter gyönyörűen rajzol, fantasztikus oktató, igazi művészember. Az utóbbi időben egyre többen megismerték a szolgáltatását, fokozatosan nő azok száma, akik tőle szeretnék megtanulni a rajzolás-festés alapjait. Sokan érdeklődnek e-mailen, telefonon, ezzel pedig növekedtek az adminisztrációs feladatok is, hiszen válaszolni kell a levelekre, információt kell adni telefonon, a jelentkezőknek ki kell küldeni minden fontos információt, le kell számlázni a befizetett tanfolyami díjakat stb.

Az alapfokú online képzést végzett hallgatók közül egyre többen érdeklődnek, hogy lesz-e haladó képzés, mert azon is szeretnének részt venni. Eszter tervei között ez természetesen szerepelt, szeretné bővíteni a szolgáltatását a haladó képzés bevezetésével, azzal azonban nem számolt, hogy mennyi idejét fogja elvinni az adminisztráció és ezzel párhuzamosan a fejlesztésre alig marad majd ideje.

Ekkor ismeri fel, hogy szüksége van egy virtuális asszisztens segítségére. Attól kezdve, hogy a VA átveszi tőle az adminisztrációs és ügyfélszolgálati feladatokat, végre elegendő ideje szabadul fel, hogy elkészítse a haladó képzés felvételeit, az ahhoz tartozó tananyagot, és azokkal a feladatokkal foglalkozzon, amiért annak idején vállalkozni kezdett, ez pedig a rajzolás és festés oktatása, tudásának átadása volt.

Hogyan kommunikálnak a virtuális asszisztensek, és hogyan lehet követni a munkájukat?

Szabó Ágnes: A virtuális asszisztensek többsége megtalálható LinkedIn-en, Facebookon, általában van weboldaluk, illetve sokan tagjai különböző vállalkozói csoportoknak.

Nem mindenkire jellemző, de sokan vezetnek szakmai blogot, ahol beszámolnak aktuális munkájukról, szakmai eredményeikről, illetve posztolnak a közösségi média felületeiken is, a vállalkozói csoportokban pedig szakértő hozzászólásokat írnak a felmerülő kérdésekre, felvetésekre.

Milyen költségekkel jár a virtuális asszisztensek alkalmazása, és milyen megtakarításokat eredményezhet?

Szabó Ágnes: Az ügyfélnek tulajdonképpen a virtuális asszisztens által kiállított számla kifizetése az összes költsége, melyet költségként elszámolhat. Nem kell az asszisztensnek laptopot, telefont biztosítania, nem kell irodát bérelnie, nincs járulékfizetési kötelezettsége. Nem kell kiadni a kötelező szabadságot, nincs táppénz és betegszabadság.

Egy virtuális asszisztens alapvető igénye, hogy rendelkezzen a munkájához szükséges tudással, ezért folyamatosan képzi magát. Ennek költsége szintén nem ügyfelét terheli, hiszen képzését saját maga finanszírozza.

Hogyan lehet biztosítani, hogy az adatok és információk biztonságban legyenek, amikor egy virtuális asszisztens dolgozik a cégnél?

Szabó Ágnes: Az egyik kifogás a virtuális asszisztensekkel szemben, a bizalom kérdése, sok cégvezető ugyanis aggályosnak tartja, hogy a virtuális asszisztens belelát a cég ügyeibe Ez a félelem azonban alaptalan. A virtuális asszisztensek minden esetben szerződést kötnek ügyfeleikkel, melynek része a titoktartási kötelezettség is. Alapvető elvárás egy virtuális asszisztenssel szemben, hogy nem adhat ki harmadik félnek semmiféle belső információt, a cég adatait bizalmasan kezeli.

Szabó Ágnes, a Virtuális asszisztensek fóruma alapítója

Hogyan határozzuk meg, hogy milyen feladatokat lehet kiszervezni egy virtuális asszisztensnek?

Szabó Ágnes: Minden együttműködést megelőz egy konzultáció, melynek során a virtuális asszisztens átbeszéli leendő ügyfelével a cég munkafolyamatait, a terhet jelentő feladatokat. Ekkor kap képet a VA arról, hogy mely feladatokhoz nincs szükség közvetlenül a vezetőre, vagy más személyre, melyek azok, amelyeket a betanulási időszak után már önállóan is el tud végezni.

Gyakran előfordul, hogy az együttműködés során az asszisztens javaslatot tesz a folyamatok optimalizálására, valamint hosszabb ideje történő együttműködés után kiderül, hogy további feladatok is kiszervezhetők neki.

Semmi gond nincs tehát, ha a cégvezető csak a nyomást érzi, de nem tudja, mit adhatna át a jövendőbeli segítségének. A képzett virtuális asszisztensek megtanítják delegálni is ügyfeleiket és segítik az eredményes működést azzal is, hogy feltárják a kiszervezhető feladatokat.

Ha a beszélgetésünk után kapcsolatba szeretnék lépni egy virtuális asszisztenssel, milyen szempontokat vegyek figyelembe a kiválasztáskor?

Szabó Ágnes: A legszerencsésebb, ha az ügyfél ajánlás útján tudja kiválasztani leendő képzett asszisztensét, hiszen akkor elsőkézből szerez információt róla. Megtudhatja, hogy milyen munkatempóval dolgozik, milyen a temperamentuma, milyen erősségei, gyengeségei vannak, rendelkezik-e speciális tudással, beszél-e nyelveket.

Az általam képzett asszisztensek felületein megtalálható a képzést igazoló embléma. Azok az asszisztensek, akiknek ez rendelkezésére áll, megtanulták a delegálás sikerének mibenlétét és ezt megfelelő módon át is tudják adni ügyfeleik részére.

Ők azok, akik szakmai felelősségük teljes tudatában végzik munkájukat, figyelnek a határidőkre, kompetenciákra és a megfelelő jogszabályi vonatkozásokkal is tisztában vannak.

Érdemes nyitott szemmel járni és összegyűjteni a potenciális asszisztensek nevét, elérhetőségét. Ha elérkezik az idő, elég csak elővenni ezt a gyűjteményt és kiválasztani a megfelelő segítséget. Amennyiben ez nem sikerül, örömmel állok a vállalkozások részére és az ezernél is több kiváló asszisztensből segítek megtalálni a megfelelőt.

A szimpátia alapvető, de ezen kívül sokat elmond az asszisztens kommunikációja is, akár egy bemutatkozás alkalmával írt levélről vagy a közösségi médiában kitett posztról, hozzászólásról van szó. A legfontosabb, hogy működjön a két fél között a kémia, mert a sikeres együttműködés anélkül elképzelhetetlen.

Milyen módon támogatja a Virtuális Irodaház a hazai virtuális asszisztensek képzését és mentorálását?

Szabó Ágnes: 2019-ben hoztam létre a Virtuális asszisztensek fóruma Facebook csoportot, amely ma már Virtuális asszisztensek fóruma és online szolgáltatók közössége néven található meg a platformon. A névváltozást az indokolta, hogy a virtuális asszisztensek mellett egyre több szövegíró, könyvelő, webes, online marketinges, grafikus és egyéb online szolgáltató csatlakozott a csoporthoz, amely mára közel 13.000 tagot számlál.

Ezen a közösségi média csatornán keresztül teszem közzé szakmai posztjaimat, itt számolok be szakmai eseményekről, az éppen aktuális képzéseimről és minden fontos, a virtuális asszisztenseket és online szolgáltatókat érintő kérdésekről, újdonságokról, hírekről is beszámolok.

Az sem ritka, hogy vállalkozók keresnek meg azzal, hogy szeretnének VA-val együttműködni, mert tudják, hogy megbízható és magas minőséget nyújtó asszisztenseket fogok ajánlani nekik.

Mentorként az elmúlt évek során több száz hozzám fordulónak segítettem abban, hogy megtalálja erősségeit és vállalkozói útját.

Évek óta sikerrel szervezem virtuális asszisztens képzésemet, melynek célja, hogy minél több megbízható szolgáltató legyen ezen a területen, akik valódi, minőségi segítséget tudnak nyújtani a vállalkozásoknak. A következő épp most lesz október derekán.

Mit üzennél azoknak a vezetőknek, akikben még mindig van kétség a virtuális asszisztensekkel való munkavégzést illetően?

Szabó Ágnes: Ha eljutnak arra a pontra, hogy szívesen dolgoznának együtt egy virtuális asszisztenssel, akkor forduljanak akár hozzám is bizalommal, vagy kérjenek ajánlást olyan vállalkozó társaiktól személyesen vagy akár online vállalkozói csoportokban, akiknek már van sikeres együttműködésük a tarsolyukban.

A legfontosabb, hogy ne féljenek delegálni és higgyék el, hogy egy virtuális asszisztens képes megkönnyíteni vállalkozói életüket és nagymértékben hozzá tudnak járulni a cég fejlődéséhez.

A megfelelő virtuális asszisztenst megtalálni nem könnyű feladat, azonban, ha megtalálják az igazit, akkor ebből mindkét fél számára gyümölcsöző, sikeres és hosszú távú együttműködés születhet.