Július van, tombol a nyár, és az irodák látványosan kiürültek. A HR-eseknek és a vezetőknek ilyenkor résen kell lenniük, hogy a cég működése zökkenőmentes maradjon, és ne essen vissza a hatékonyság még akkor sem, ha a csapat fele épp egy tengerparti napernyő alatt pihen. De hogyan lehet fenntartani a produktivitást, amikor csökken az emberi erőforrás, sűrűsödnek a helyettesítések és a mindennapi operatív munka is máshogy néz ki?
1. Legyen egy közös szabadságnaptáratok
A csapat akkor lehet igazán hatékony, ha mindenki tudja, hogy ki mikor elérhető, és mikor nem. Fontos, hogy ne csupán a HR vagy a vezetők kövessék a szabadságokat, hanem legyen egy mindenki számára hozzáférhető, naprakész szabadságnaptáratok.
Így a munkatársak is könnyedén tervezhetnek: például láthatják, mikorra nem érdemes határidőt tűzni egy közös feladatra, kire lehet számítani egy-egy szakaszban, illetve a túl sok egybeeső távollét is egyszerűbben elkerülhető. Mindez már tavasszal elindítható, és ha egyszer jól működik, egész évben hasznos lesz.
2. Próbáljátok ki a shadowing módszert
A helyettesítési nehézségek megelőzése miatt érdemes alkalmazni a shadowing technikát. A shadowing során egy kolléga aktívan követi a másik munkáját még a szabadság előtt: megfigyeli a napi teendőket, olvassa a kapcsolódó levelezést, és kérdezhet is.
Ez azért hatékony, mert nemcsak a feladatok, hanem a mögöttük rejlő folyamatok és döntési szempontok is megismerhetők. Így elkerülhetők a félreértések, és nem megy el azzal idő, hogy a kolléga próbál eligazodni az ismeretlen feladatokban.
3. Készítsetek egy segédanyagot a helyettesítőnek
Ahhoz, hogy a helyettesítés gördülékenyen menjen, elengedhetetlen, hogy a szabadságra készülő munkatárs egy áttekinthető, könnyen követhető dokumentumban összefoglalja a legfontosabb információkat és teendőket a helyettesítő számára.
Ez a dokumentum tartalmazza például a folyamatban lévő feladatok állapotát, a kiemelt határidőket, a fontos kapcsolattartókat, illetve azokat a speciális tudnivalókat, amelyek segítik a zavartalan munkavégzést. Ha lehet, érdemes rövid instrukciókat vagy gyakori kérdéseket is belefoglalni, hogy a helyettesítő minél önállóbban és gyorsabban tudjon reagálni.
4. Biztosíts rugalmas munkavégzést a bent maradóknak
Ilyenkor a bent maradó munkatársakra nagyobb teher hárul, hiszen a saját munkájuk mellett a szabadságon lévő kollégákét is el kell végezniük, miközben a kánikula és a családi programok is nehezítik a koncentrált munkát. Így fontos, hogy a munkaadó olyan rugalmas munkarendet kínáljon, amely igazodik a dolgozók igényeihez és a nyári körülményekhez.
Ez több formában is megvalósulhat: például home office bevezetésével, a munkaidő rugalmasabbá tételével, de egyre elterjedtebb megoldás a “summer Friday” is, amikor péntekenként rövidebb a munkanap, tehát az alkalmazottak korábban megkezdhetik a hétvégi feltöltődést.
5. Mindig legyen B terved
A legalaposabb előkészületek ellenére is közbejöhetnek olyan váratlan események, amelyek felboríthatják az előre megtervezett munkarendet. Például valaki megbetegszik, elhúzódik egy visszatérés, vagy becsúszik egy sürgős, előre nem látott projekt.
Ezért nélkülözhetetlen, hogy legyen egy jól átgondolt B terv, amely egyértelműen lefekteti, hogyan kell ilyen esetekben eljárni. Ki tud beugrani szükség esetén? Hogyan lehet gyorsan átcsoportosítani a csapat kapacitásait? Milyen feladatok, projektek halaszthatók el későbbre?
Ha van terv, a csapat gyorsabban tud reagálni, elkerülhető a pánik és a kapkodás, illetve a munka folyamatossága kevésbé sérül.
+1. Bővítsd a csapatot
A nyári időszak sokszor rámutat arra, hogy már a normál működéshez is szűkös a létszám. Ha egy-egy szabadság is felborítja a napi feladatokat, érdemes elgondolkodni azon, szükség van-e hosszabb távon új kollégákra – akár részmunkaidős, szezonális vagy gyakornoki dolgozók bevonásával. A megfelelő ember megtalálása időbe telik, de a CVonline.hu-n olyan szolgáltatásokat kínálunk, amelyek segítenek gyorsabban és célzottabban megtalálni a következő munkatársadat.
Ha a nyári időszakban sikerül jól működtetni a folyamatokat, az év többi részében is sokkal könnyebb lesz tartani a ritmust. A legjobb, ha a most kialakított megoldásokat nem tesszük el szeptembertől a fiókba, hanem beépítjük őket a mindennapi működésbe. Egy stabilabb, rugalmasabb, jobban tervező szervezet alakulhat így ki, és ez nemcsak nyáron, hanem egész évben versenyelőnyt jelenthet.
Cvonline.hu
Találd meg álmaid állását egy kattintásra! Látogass el a www.cvonline.hu oldalunkra és böngéssz a több ezer álláslehetőség között!
