Rejtett HR költségek feltárása – Amit nem mérsz, azt nem is láthatod

Az előző részben áttekintettük, milyen típusú rejtett HR költségek emésztik fel csendben a vállalatok nyereségét. Most azt vizsgáljuk, hogyan lehet ezeket a költségeket láthatóvá és számszerűsíthetővé tenni és miért kulcsfontosságú ehhez a rendszeres, tudatos mérés, például egy jól kialakított teljesítményértékelési rendszer.

Forrás: Unsplash

Az éves pénzügyi tervezés során a vállalatok általában részletesen kalkulálnak a bérköltségekkel, járulékokkal, működési kiadásokkal, értékcsökkenéssel, anyagköltségekkel és képzési ráfordításokkal. Ugyanakkor a hatékonyságvesztésből és az elvesztegetett munkaidőből adódó költségek jellemzően nem jelennek meg a számításokban. Noha a pénzügyi, piaci és termelési mutatók mérése bevett gyakorlat, az emberi erőforrás tényleges teljesítményéről sok esetben kevés vagy semmilyen adat nem áll rendelkezésre.

A vezetők gyakran azzal magyarázzák, hogy „nincs rá kapacitás”, „most nem ez a fókusz”, vagy „mérés nélkül is tudjuk menedzselni”. Csakhogy mérés nélkül nincs adat. Adat nélkül pedig nem tudjuk megmondani, mennyi pénz szivárog el láthatatlanul a szervezetből.

A rejtett HR költségek feltárásának alapja a vállalati célok egyértelmű meghatározása és a hozzájuk rendelt mérőszámok (KPI) kialakítása. Ezek segítségével azonosítható, honnan indul a szervezet, hova kíván eljutni, és mely területeken szükséges beavatkozás.  A mindennapi működésben ezek a költségek jellemzően tünetek formájában jelennek meg, például a projekthatáridők elhúzódásában, a döntéshozatal lassúságában, a túlzottan gyakori megbeszélésekben vagy a magas fluktuációban. Amíg azonban ezek nem kerülnek mérésre, addig csak feltételezhető, de nem bizonyítható, hogy milyen mértékű pénzügyi veszteséget okoznak.

Éppen ezért nem elég a józan megérzésre hagyatkozni, konkrét mérési módszerekre van szükség, amelyek számokkal támasztják alá, hol és mennyi veszteség keletkezik. Nem csak egyéni, hanem csapat- és szervezeti szinten is érdemes mérni, mert a rejtett HR költségek több szinten szivárogtatják el a nyereséget.

Az alábbi négy módszer első lépésként sokat segíthet a rejtett HR költségek felismerésében.

1. Teljesítménymérés

Egy jól működő teljesítményértékelési rendszer segít meghatározni a célokat, a KPI-okat és az elvárásokat, mind egyéni, mind csapatszinten. Ez megmutatja, hová szeretne eljutni a cég, és mi szükséges ahhoz, hogy odaérjen. Továbbá láthatóvá teszi a rejtett HR költségeket is. A rendszeres mérések rávilágítanak, ha egy munkavállaló vagy csapat a rendelkezésre álló időhöz képest aránytalanul kevés értéket állít elő, ha túl sok a hibás munka, vagy ha a határidők folyamatosan csúsznak, ezek mind számszerűsíthető veszteségek.

A mérés eredményei célzott alapot adnak a képzések és fejlesztések megtervezéséhez, mivel pontosan megmutatják, hogy az egyes munkavállalóknak mely területeken van szükségük támogatásra. Objektív alapot ad a jutalmazásra és a bérezésre, és növeli a munkavállalói motivációt, mivel átláthatóvá teszi az előrelépés feltételeit.

A hatékonyság érdekében nem elég évente egyszer értékelni, legalább negyedévente érdemes visszajelezni a munkavállalóknak. Így időben kiszűrhetők a hibák, elégedetlenségek, konfliktusok, és mérhetők a projekteredmények, határidők és minőségi mutatók. Fontos, hogy a rendszer illeszkedjen a szervezet működéséhez és kultúrájához.

2. Elégedettségi felmérés

Az elégedettségi felmérés lehetőséget ad arra, hogy ne csak felülről lefelé, hanem alulról felfelé is érkezzen visszajelzés a szervezetben. Ez a munkavállalók „biztonságos tere”, ahol anonim módon, következmények nélkül mondhatják el a véleményüket.

Egy jól felépített felmérés rákérdezhet a motivációra, a vezetői támogatásra, a munkakörülményekre, a kommunikációra, a juttatások hasznosságára, a rendszerek működésére, sőt arra is, hogy tervezik-e a távozást. Az eredmények segítenek feltárni a rejtett HR költségeket okozó tényezőket, például a csendes felmondás vagy a vezetői hiányosságok jeleit, mielőtt azok teljesítményromlásban vagy fluktuációban jelentkeznének.

Érdemes évente, de inkább félévente végezni, hogy a változások nyomon követhetők legyenek, és a problémák ne maradjanak sokáig rejtve.

3. Juttatási- és képzési audit

Egy vállalat csak akkor tudja elérni a juttatásokkal és képzésekkel kitűzött célját, ha rendszeresen méri, valóban hasznosulnak-e ezek az erőforrások. Az éves (vagy féléves) audit segít kideríteni, mely juttatások és képzések térülnek meg, és melyek azok, amelyek csak viszik a pénzt. Tipikus példa, amikor egy cég egészségbiztosítást nyújt minden dolgozónak, de a munkavállalók mindössze 20%-a él vele. Ez rejtett HR költséget jelent, hiszen a vállalat fizet egy szolgáltatásért, ami a többség számára nem érték. Ilyenkor érdemes megvizsgálni az okokat, majd a dolgozókkal közösen meghatározni, mi lenne számukra valóban hasznos juttatás.

Ugyanez igaz a képzésekre, ha a program nem a tényleges készségfejlesztési igényekre épül, akkor kieső munkaidőt és felesleges kiadást jelent. Minden képzést célszerű utólag visszamérni, hogy látható legyen, javult-e a résztvevők teljesítménye vagy a projekt eredményessége.

Az audit eredményei konkrét számokban mutatják meg, hol folyik el a pénz anélkül, hogy valódi érték keletkezne.

4. Folyamat- és rendszerellenőrzés

A vállalati folyamatok és rendszerek időszakos felülvizsgálata kulcsfontosságú a rejtett HR költségek feltárásában. Ha egy folyamat lassú, túl sok jóváhagyási lépést igényel, vagy egy rendszer gyakran hibázik, az nemcsak a határidőket tolja ki, hanem feleslegesen köti le a munkatársak idejét, ami közvetlenül pénzben mérhető veszteség. Ilyenkor érdemes megvizsgálni, hogy hol akad el a munka; mennyi a felesleges kör; milyen a rendszerhasználat hatékonysága.

Jó mérési módszerek lehetnek a lead time (egy folyamat teljes átfutási ideje) elemzése, a rendszerhasználati riportok, vagy a munkafolyamat-térképezés (process mapping). Ezekből pontosan látszik, mely pontokon veszít a cég időt és pénzt, és mennyi erőforrás megy el olyan feladatokra, amelyek nem teremtenek valódi értéket.

Forrás: Unsplash

A rejtett HR költségek nem egyik napról a másikra jelennek meg, és megszüntetni sem lehet őket azonnal. Az ezekhez kapcsolódó mérés és a folyamatos visszajelzés nem csak a hibák feltárásáról szól, hanem a fejlődés megalapozásáról is. A teljesítmény, a folyamatok, a munkavállalói elégedettség, valamint a juttatások és képzések hatékonyságának rendszeres értékelése világos képet ad arról, hol szivárog el az idő és a pénz. Az adatok birtokában már tudatos döntéseket hozhatunk, és célzott lépésekkel csökkenthetjük a veszteségeket. A legfontosabb, hogy ne hagyjuk a problémákat láthatatlanul növekedni, mert ami ma csak apró szivárgásnak tűnik, holnapra már komoly árvízzé válhat a cég pénzügyi eredményeiben.