Munkahelyi rend: Így szelektálj a munkahelyeden

„Tiszta udvar, rendes ház” – Régen hatalmas presztízse volt ennek a táblának, amit még a mai napig lehet látni kitéve házakra. A munkahelyi rend nemcsak a fizikai környezetedet érinti, hanem áthatja a fizikai és mentális egészségedet is. Nézzük meg, hogyan lehetsz hatékonyabb a munkahelyen tudatos szelektálással és a fölösleges elemek csökkentésével. Ezek a lépések egyrészt a napi feladataid gyorsabb és stresszmentesebb elvégzését segítik elő, másrészt a munkahelyi jóléten és a produktivitáson is javítanak.

 Mit tegyél, hogy megkönnyítsd a napi tevékenységeidet?

Kezdj a látvánnyal

Biztosan ismered azt az érzést, amikor egy rendezett asztalra pillantasz – már maga a látvány is nyugalmat sugároz. Kezdd tehát azzal, hogy átnézed az asztalodat, és megszabadulsz mindentől, ami nem szükséges. Csak a nélkülözhetetlen írószerek, dokumentumok maradjanak, a többit tedd el vagy add tovább. Tudom, vannak, akik a káoszon is átlátnak, de a többség asztala nem ezért van tele kacattal. 

Minimalizmus a munkafolyamatokban

Gondold végig, melyik munkafolyamatokat lehet egyszerűsíteni vagy automatizálni. Minden felesleges lépés eltávolítása csökkenti a hibalehetőségeket és a szükséges eszközöket, erőforrásokat, ráadásul növeli a hatékonyságot.

Digitális és fizikai szelektálás

Nézd át a digitális és a fizikai teredet is, mi mindent tudsz kidobni, vagy hol tudsz rendet rakni. Fizikailag is biztos, hogy rengeteg olyan dolgot tárolsz, amire már semmi szükséged.

A papírmentes irodát sokan tűzik ki célul, de figyelj oda, hogy ha nem papíron gyűjtöd az anyagaidat, akkor digitálisan kell hozzá tárhely, aminek van energiaigénye és lábnyoma, tehát elsősorban az optimalizálásra fókuszálj. A digitális dokumentumok állományát is ellenőrizd időnként, nem biztos, hogy nagyobb tárhely kell, hanem inkább egy alapos takarítás.

Informatika | Gyártás/Termelés | Műszaki | Pénzügy/Számvitel | MUTASS TÖBBET >>

E-mailek

Iratkozz le azokról a hírlevelekről, amik nem adnak értéket számodra. Töröld a nem releváns reklámleveleket és az automatikusan generált értesítéseket. Nézd át a nagy csatolmánnyal rendelkező leveleket, ami már nem szükséges, vagy máshol is megvan, azt töröld.

Régi fotók és videók

Ezek hatalmas tárhelyet igényelnek. Válogasd ki a régi projektekből származó képeket, amik még fontosak lehetnek, a többit archiváld. Töröld azokat a képeket és videókat, amelyek már nem relevánsak vagy duplikáltak.

Felesleges szoftverek és alkalmazások

Ellenőrizd a szoftvereket, és távolíts el minden olyat, amit már nem használsz, vagy aminek van jobb alternatívája. Frissítsd a szükséges alkalmazásokat, hogy biztosítsd a hatékony működésüket, és szüntesd meg azokat, amelyek csak foglalják a helyet. Nézd meg, hogy minden előfizetésre szükség van-e, beszéld át a vezetőddel, hogy mi az, ami már nem kell.

Elavult technológia

Szelektáld ki a régi, már nem használt számítógépeket, nyomtatókat és egyéb irodai eszközöket. Ha még használható, adományozd el, ha nem, gondoskodj a megfelelő újrahasznosításról vagy biztonságos megsemmisítéséről. Ugyanígy tegyél a régi mobiltelefonokkal, tartozékokkal is. Gondold végig, hogy a jelenlegi eszközök közül melyek szükségesek valóban a napi munkavégzéshez.

Régi alapanyagok, irodai kellékek, dokumentáció

Nézd át az irodai kellékeket, és szabadulj meg azoktól, amelyek már nem használhatók (régi tollak, elöregedett papíráruk). Ajánld fel a használhatókat óvodáknak. Ha alapanyagokkal dolgozol, nézd meg, hogy mi az, amit már biztosan nem fogsz használni, add el, vagy ajándékozd el őket.

Azokat a dokumentumokat, amiket már nem kell megőrizni, és nem lesz rá szükség, semmisítsd meg.
Szervezd át a tárolókat, hogy csak a ténylegesen szükséges eszközök és dokumentumok maradjanak.

Szakirodalom és szakkönyvek

Neked mennyi szakkönyved van elfekvőben? Válogasd át őket, és szabadulj meg az elavult vagy soha nem használt könyvektől. Add el, ajándékozd el, vagy vidd el papírhulladékba.

A sort lehet még folytatni, legyél kreatív. Tudom, ezek a folyamatok időigényesek, de biztos Neked is vannak olyan óráid, amikor nem érzed az energiát, nincs kedved érdemi munkát végezni. Ezek az időszakok remek lehetőséget biztosítanak a „lomtalanításra”. Szervezz „tisztító” napokat, ahol mindenki átnézheti és rendezheti a saját munkaterületét. Ez nemcsak a munkakörülményeket javítja, hanem segít abban is, hogy gyorsabban megtaláld, amire szükséged van. Természetesen a szelektálás nagy részéhez a cég hozzájárulása szükséges.

A szelektálás és a minimalizmusra átállás nem egy nap alatt történik meg. Rendszeresen vedd számba, mit lehet még finomítani, és ne félj újítani. Ha ezek közül már néhányat beépítesz az életedbe, azzal is segíthetsz abban, hogy munkahelyeden csökkentsd a felesleges zavaró tényezőket, támogatva ezzel a jobb mentális fókuszt és hatékonyságot.

Kezd el ma, és élvezd a rendezettebb, produktívabb munkakörnyezet előnyeit!