Az elektronikus levelezés

Napjainkban az üzleti kommunikáció jelentős része e-mailen keresztül történik. Mivel ez egy modern kommunikációs forma és sokkal informálisabbnak hat, mint például a klasszikus levél, vannak, akik nem igazán törődnek azzal, hogy hogyan, milyen stílusban és formában írják meg az elektronikus leveleiket.

Ám ez nagy hiba, hiszen akárcsak egy személyes találkozás vagy telefonbeszélgetés, az e-mail is sokat elárul küldőjéről – akit a címzett sok esetben a vállalattal azonosít.

Az e-mail tárgya

Sokszor nem is tudatosul bennünk igazán, hogy milyen fontos ez a pár szó. Soha ne kövessük el azt a hibát, hogy üresen hagyjuk ezt a sort.
Ugyanilyen fontos az is, hogy ne csupán pár üres szót írjunk ide, mint pl. “Helló”. Az üzenet címzettje – főként, ha sok e-mailt kap – általában a tárgy alapján ítéli meg, hogy mennyire fontos a levél mondandója. Egy hasonló tárgyú levél egész biztosan a lista végére kerülne. Éppen ezért szükséges lényegre törő, az üzenet tartalmára utaló tárgyat adnunk az e-mailnek, mint pl. “Hétfői meeting” vagy “Számla másolatok”.

Üdvözlés és aláírás

Az üzenet elején mindig köszöntsük a címzettet. Feltétlenül legyen benne a megszólítás is, mint pl. “Tisztelt Kovács János!”, vagy “Kedves Tímea!” – ha félig informális levélről van szó.
A levél végére mindig írjuk oda nevünket, hiába jelenik meg később az üzenet feladójaként. Ne felejtsük el nevünk alá írni a cég nevét s beosztásunkat, valamint megadni elérhetőségeinket, úgymint cím, fax, telefonszám, e-mail cím. Sok levelezőprogram rendelkezik aláírás-funkcióval – ez kelti a legjobb érzetet, s számunkra is előnyös, mert nem kell minden egyes e-mail végén bepötyögni az adatokat.

A tartalom

Mindig törekedjünk arra, hogy az üzenet lényegre törő legyen. Csupán azokat az információkat írjuk le, amik valóban fontosak és érdekesek a címzett számára. Ezzel azt az érzetet keltjük, hogy fókuszáltak vagyunk, s tudunk a lényegre koncentrálni. Ha tudjuk, hogy sok a mondanivalónk, inkább hívjuk fel telefonon az illetőt.
Miután megírtuk a levelet, mindig olvassuk át alaposan helyesírási- és gépelési hibák után kutatva. A másik oka annak, hogy át kell néznünk levelünket küldés előtt az, hogy a címzett bizonyos szavakat esetleg félreérthet. E-mailben nem érvényesül a testbeszéd, nem halljuk a másik hangjának tónusát, éppen ezért bizonyos szavak sértőnek, bántónak tűnhetnek annak ellenére, hogy mi nem annak szántuk.

Az e-mail továbbítása

Elképzelhető, hogy mikor egy e-mailt továbbítunk, olyan információkat is továbbküldünk, amit az üzenet feladója csak nekünk szánt. Ez két okból is érhet minket kellemetlenül: hiteltelenné válhatunk egyrészt a korábbi feladó szemében, hiszen továbbadtunk egy bizalmas információt, másrészt a mi címzettünk szemében is, hiszen könnyen gondolhatja azt, hogy ha más titkait kifecsegtük, akkor az övével sem lesz ez másképp. Éppen ezért alaposan olvassuk át az e-mailt, mielőtt továbbítanánk azt valakinek.
Ezen okokból kifolyólag ne írjunk üzeneteinkbe bizalmas információkat, hiszen könnyen lehet, hogy másoknak a fentiek eszébe sem jutnak, s így olyan emberekhez is eljuthat e-mailünk, akiknek semmi közük nincs hozzá.

A formázás

A használt betűtípusnak nagy jelentősége van. Fontos, hogy könnyen olvasható legyen. Sokan a Times New Roman-t használják, ám mivel sokszor ez az alapértelmezett betű, esetleg azt az érzetet keltheti, hogy még arra is lusták voltunk, hogy egy szebb, igényesebb típust válasszunk.
Fontos, hogy az üzenet egésze is jól olvasható legyen. Az egyes részek közt hagyjunk ki egy-egy sort, a fontos elemeket emeljük ki, s a felsorolásokat szedjük pontokba. A leginkább áttekinthető elrendezés a sorkizárt, ezért amennyiben módunkban áll, használjuk ezt. Így szép, rendezett lesz levelünk, s látszik majd, hogy igényesek vagyunk munkánk legapróbb részleteire is.

A válaszadás

A hivatalos e-mailekre mindig válaszolni kell maximum 1 munkanapon belül.
Ha hosszabb időre távol maradunk a munkahelyünktől, állítsuk be az automatikus válaszküldést. Ebben írjuk le, hogy távol vagyunk, így nem tudunk válaszolni az e-mailekre. Érdemes megadni, hogy mikor leszünk ismét elérhetőek, s annak a személynek az elérhetőségeit, akit sürgős esetekben kereshetnek.
Amennyiben betartjuk ezeket az egyszerű, de igen fontos alapszabályokat, garantáltan pozitív benyomást fogunk kelteni az emberekben, s tudni fogják, hogy egy igazi szakemberrel van dolguk. Egy olyan szakemberrel, akivel érdemes jóban lenni, s akire érdemes odafigyelni.