Előző cikkünkben a toborzási eljárás során a pályáztató által mobilizálható adatkezelési célok sajátosságait vettük górcső alá. A megfelelő adatkezeléshez azonban nem csupán a célok rögzítése szükséges; legalább ilyen fontos megvizsgálnunk azokat a jogi követelményeket, jogalapokat, amelyek szintén előfeltételét képez(het)ik a személyes adatok kezelésének. Témánk szempontjából az a kérdésfeltevés releváns, hogy a munkáltatót ki vagy mi hatalmazza fel arra, hogy személyes adatokat gyűjtsön és kezeljen, valamint hogy ez a jogosultság honnan származik és milyen a terjedelme.
„Kötelezően választható” jogalapok
Elöljáróban le kell szögeznünk, hogy a szóba jöhető jogalapok beazonosítását és kiválasztását az adatkezelést megelőzően kell a munkáltatónak elvégeznie, illetve erről természetesen az érintettet megfelelően tájékoztatnia is kell.
Az adatkezeléshez szükséges megfelelő jogalap kiválasztása a pályáztató cég felelőssége körében a saját döntése, ebben segítséget nyújt a GDPR 6. cikke, amely az adatkezelés jogszerűségének taxatív feltételeit tárgyalja; a toborzás során az adatkezelőnek ezek közül kell kiválasztania azt, amely az adott adatkezelési cél szempontjából a leginkább releváns.
Hangsúlyozandó, hogy egy konkrét adatkezelési célhoz egy – mégpedig a legmegalapozottabb – jogalap választható, tehát nem lehet „kumulatív” módon felsorolni valamennyit, bízva abban, hogy „valamelyik úgyis jó lesz”. A jogalapok vizsgálatát esetről esetre el kell végezni és minden egyes adatkezelési folyamathoz a megfelelő jogalapot kell kiválasztani.
Adatkezelés a szerződéskötést megelőzően
Az adatkezelés elengedhetetlen lehet a szerződéskötést (a leendő sikeres pályázó felvételét) megelőzően az adatalany kérésére történő lépések megtételéhez is. Ebben az esetben az eljárás az érintett kezdeményezésére zajlik, hiszen ő döntött pályázata elküldéséről, s annak érdekében, hogy figyelembe vegyék jelöltként, kiértékelhessék képességeit, tapasztalatait a munkáltató részére lehetőséget kell biztosítani arra, hogy a pályázó személyes adatait már ebben a fázisban is megismerhesse, rögzíthesse.
Hozzájárulás
A toborzás keretében a szerződéskötést (a sikeres pályázó felvételét) megelőzően az adatalany kérésére történő lépések megtételének jogalapja szoros összefüggésben lehet a legtipikusabb toborzási jogalappal, a pályázó hozzájárulásával, azonban a körültekintés az adatkezelő részéről itt is indokolt.
Személyes adatok kezelése
Alapvetően két fázisban merülhet fel az adatalany hozzájárulásának kérdése: első körben a munkáltató hozzájárulást kérhet az érintettől arra nézvést, hogy személyes adatait a felvételi eljárásban résztvevők – a legalkalmasabb jelölt beazonosítása céljából – megismerhessék. Ennek megtagadása nyilván hátrányosan érintheti a pályázót, hiszen így nem jöhet szóba potenciális jelöltként (ugyanakkor egy ilyen döntés részéről életszerűtlen is lenne).
Pályázati anyag megőrzése
A második szakaszban, a felvételi eljárás lezárultával – amennyiben a pályázó nem járt sikerrel, azonban a cég a jövőben felmerülő pozíciók esetében esélyesnek tekinti az érintettet – az adatkezelő hozzájárulást kérhet a pályázati anyag (személyes adatok) megőrzéséhez. Az érintett hozzájárulása ebben az esetben (is) akkor megfelelő, ha az önkéntes, konkrét, megfelelő tájékoztatáson alapul és egyértelműen kinyilvánításra került, valamint ezt a cselekményt az adatalany pozitív (tevőleges) magatartással valósítja meg úgy, hogy az részéről bármikor vissza is vonható.
A pályázati anyag megőrzésének ebben a fázisban kettős indoka lehet: egyrészről az adott pozícióra ki nem választott pályázó által esetlegesen kezdeményezett jogorvoslati eljárás lefolytatásához szükséges információk rendelkezésre állásának szükségessége, másrészt a már fent hivatkozott esetkör, egy később másik állás betöltésének perspektívája.
A recruitment folyamatok keretében, kivételesen, az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése is legitim jogalap lehet, ezt a kötelezettséget azonban vagy az uniós jogban, vagy pedig annak a tagállamnak a jogában kell rögzíteni, amelynek hatálya alá az adatkezelő tartozik. Gondoljunk arra az esetre, amikor pl. külföldi munkavállaló nyújt be álláspályázatot és az adatkezelőnek meg kell győződnie arról, hogy a jelölt rendelkezik a pozíció betöltéséhez jogszabályban meghatározott feltételekkel. Ez esetben jogszabály hatalmazza fel a munkáltatót a személyes adatok kezelésére.
Smart Specialist Zrt.
Szakértőink több éves, kiemelkedő képzettséggel és tapasztalattal rendelkeznek az adatvédelem területén a legkülönbözőbb iparágakban, valamint hazai és nemzetközi szinten egyaránt. Szakmai igazgatónk dr. Bárányos Krisztina már a GDPR rendelet előkészítésében is részt vett. A csapatunk szakértői között vannak ügyvédek, jogászok, IT és IT biztonsági szakértők, projekt menedzserek. Legyen szó a GDPR bármely eleméről, minden igényt kielégítő megoldásokat kínálunk az ország egész területén. A cégre szabott dokumentációkat el is magyarázzuk, hogy mit, mikor és hogyan kell használni.